Cada día surge algo nuevo y aparecen requisitos que nos piden aumentar la calidad del producto/ servicio, reducir el tiempo de producción y mejorar la eficacia operativa para lograr la satisfacción de nuestros clientes. 

Por esto a pesar de que diariamente invertimos una gran cantidad de tiempo en solucionar problemas, es necesario ir implementado paralelamente ciertos criterios que nos permitan ser una organización eficaz. 

A continuación, te muestro algunos criterios que deben considerarse e implementarse para lograr una organización de mantenimiento eficaz: 

Tenga cuidado con las funciones y responsabilidades ocultas, que aparecen en un proceso, pero no en la descripción del puesto. Estas crean confusión de autoridad y rendición de cuentas dentro del personal, lo que podría causar salidas no conformes en el proceso. 

2. Formación del Personal. El personal debe contar con la formación apropiada para el desarrollo de sus funciones dentro de la organización. Además, se deben aplicar herramientas como los DNA (Detección de Necesidades de Adiestramiento), de forma periódica para ir tratando todas las necesidades de entrenamiento de cada individuo que afectan el desarrollo eficiente de sus funciones. 

3. Control del trabajo. El proceso de control comienza con la planificación, en la que se fijan los objetivos y las normas que deben ser aplicadas. Esto significa planificar el trabajo diario, verificar que el personal cuenta con los recursos necesarios para ejecutarlo, que utilizan los procedimientos y que tanto los recursos como los procedimientos son los adecuados para el trabajo que efectúan.

La idea es que el personal cuente con todo lo necesario y facilite el trabajo de supervisión e inspección del mismo, contribuyendo a la reducción del error humano en el mantenimiento. 

4. Trabajo en equipo. De un buen liderazgo surge el trabajo en equipo, que es la esencia del éxito en cualquier empresa. El talento y la capacidad deben ser reconocidos y fomentados; el buen trabajo debe ser notado y elogiado; y el descuido debe ser expuesto y abordado de forma impersonal. 

El éxito de una organización depende en gran medida del cuidado que se ponga en formar una comunidad de personas bien informadas, entusiastas y vivas que trabajen armoniosamente juntos. La participación crea satisfacción y el necesario espíritu de equipo.

5.  Comunicación. Como siempre cuando se habla de eficiencia no puede faltar la comunicación en todo nivel dentro de una organización, reuniones de trabajo/ mesas de trabajo cortas al iniciar la jornada y al terminarla, permiten hacer una revisión de la planificación diaria, de los objetivos, además de verificar cuales tareas son las de mayor prioridad, la distribución de la carga de trabajo equitativa y demás aspectos.

También la comunicación de los problemas, errores y demás aspectos a los niveles apropiados de la organización y de igual forma la comunicación por parte de la alta dirección de los aspectos de gestión que deben ser cubiertos. En pocas palabras el flujo de la información debe ser descendente y ascendente, pero además debe buscarse los métodos y formas para que la comunicación sea asertiva. 

6. Implementación de sistemas para la seguridad operacional y la Calidad.  La mejora continua y la seguridad deben estar integradas en cada proceso de la organización de mantenimiento, a través de la implementación de sistemas de gestión apropiados, la organización contará con los métodos y herramientas para el seguimiento, la revisión, el control y la aplicación de acciones correctivas. 

Te recomiendo leer ¿Qué sistema de gestión debe implementar una empresa aeronáutica? 

7. La motivación y la cultura de la organización. La alta dirección de la organización de mantenimiento debe esforzarse por desarrollar políticas y sistemas de recompensa favorables, creando un sentido de pertenencia en el personal, trabajando continuamente en mejorar la comunicación y la confianza, y llevando a cabo la formación y la educación necesaria. 

Este punto se alcanza como consecuencia del cumplimiento de los puntos tratados anteriormente, pero sumándole el esfuerzo de la alta dirección en implementar estrategias de gestión para lograr la motivación, la internalización de las políticas de los sistemas y el empoderamiento del personal. 

El éxito de una organización depende de la capacidad de la dirección para superar las barreras estratégicas que le afectan y ser capaz de realizar una transformación radical en su cultura. 

Implementar mecanismos de empoderamiento de los empleados, el reconocimiento de los esfuerzos realizados para mejorar el rendimiento de la organización, hacer esfuerzos sinceros para mejorar la base de habilidades y conocimientos de todos los empleados, fomentar el flujo de la información en todos los niveles, la aplicación de sistemas, tecnología y la planificación eficaz del cambio (ver articulo Pasos infalibles para gestionar cambios empresariales. MOC), permitirá tener una visión holística de la organización y lograr su  funcionamiento eficaz. 

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Autor: Alejandra Berra

Siempre que se presenta una falla, discrepancia o no conformidad en la organización, mencionan en reiteradas ocasiones que se deben levantar acciones correctivas, por lógica nos imaginamos o concluimos que debemos hacer para solucionar lo que se ha detectado, pero realmente:

¿Qué es una acción correctiva?

Existen muchísimos conceptos de lo que es, pero en conclusión las acciones correctivas son una serie de medidas necesarias para tratar o eliminar la causa raíz de las discrepancias, no conformidades u oportunidades de mejora detectadas dentro de los procesos de la organización. 

La diferencia de las acciones correctivas con las acciones de corrección o acciones inmediatas, es que buscan eliminar la discrepancia de raíz, con el objetivo de que no ocurra nuevamente. 

Al momento de tener conocimiento de una discrepancia o no conformidad dentro de una actividad o proceso desarrollado por la empresa, es momento de tomar acciones inmediatas, estas son llamadas también acciones correctoras. 

En la Tabla 1, podemos ver un ejemplo de la relación entre una No Conformidad y las acciones de corrección diseñadas:

Tabla 1:

Proceso	Mantenimiento
Nivel de No Conformidad	Nivel 2
No Conformidad	El personal de mantenimiento no cuenta con el curso de primeros auxilios, establecido como obligatorio en el manual de mantenimiento de la empresa X, capítulo 5, sección 5.8. Rev. 06, nov 2019.
Evidencia	Se revisó el programa de formación del personal de mantenimiento de la empresa X y no se encontró dentro del listado de cursos, el curso de primeros auxilios. Se seleccionó de forma aleatoria diez (10) de los (30) expedientes del personal de mantenimiento y ninguno contaba con certificado de dicho curso. Además, durante la entrevista al gerente de mantenimiento este declaró que el personal no había visto dicho curso.
Acción de Corrección / Acción inmediata	1.    Solicitar la inclusión y programación del curso de primeros auxilios al personal de mantenimiento. Responsable: Gerente de Mantenimiento 2.    Incluir dentro del programa de formación del personal de mantenimiento el curso de primeros auxilios. Responsable: Gerente de Capacitación 3.    Dar el curso de primeros auxilios al personal de mantenimiento. Responsable: Gerente de Capacitación.

Después de tomar las acciones inmediatas, es el momento de ir más allá y levantar o diseñar las acciones correctivas, estas acciones van enfocadas a eliminar o mitigar la causa raíz.

Esto nos lleva a la pregunta de ¿cómo diseño las acciones correctivas?  

Las acciones correctivas en parte son acciones preventivas, puesto que estamos trabajando para evitar que esa no conformidad se repita, pero también para evitar cualquier otra no conformidad diferente que surja de la misma causa raíz. 

Por lo tanto, el primer paso para diseñar las acciones correctivas es determinar la causa raíz de la no conformidad, discrepancia u oportunidad de mejora, para esto debes aplicar el método que mejor se adapte. Los métodos más comunes son:  los cinco (05) ¿por qué?, tormenta o lluvia de ideas, causa y efecto (Ishikawa).

Otro aspecto clave con los análisis de causa raíz cuyas siglas en ingles son RCA (Root Cause Analysis), es que estos deben hacerse con un grupo multidisciplinario de personas, que sean conocedores del estatus organizacional, los procedimientos, manuales y demás aspectos relacionados al proceso afectado por la no conformidad.

Los integrantes del equipo de solución como es llamado comúnmente, pueden variar de una conformidad a otra, el que debe mantenerse fijo es el líder del proceso afectado por la discrepancia. 

Continuando con el ejemplo de la tabla 1, veremos ahora la relación entre la no conformidad, causa raíz y acciones correctivas: 

Tabla 2:

Proceso	Mantenimiento
Nivel de No Conformidad	Nivel 2
No Conformidad	El personal de mantenimiento no cuenta con el curso de primeros auxilios, establecido como obligatorio en el manual de mantenimiento de la empresa X, capítulo 5, sección 5.8. Rev. 06, nov 2019.
Causa Raíz	No existe un método para informar al proceso de capacitación sobre los cambios introducidos al manual de mantenimiento que afecten la formación del personal del proceso.
Acciones correctivas		Responsables	Fecha de compromiso de cierre
1.            Revisar la lista de distribución del Manual de Mantenimiento para verificar que los procesos afectados por dicho manual se encuentren en ella.		Gerente de Mantenimiento	Dentro de 1 semana
2.            Incluir dentro de la lista de distribución del manual de mantenimiento al departamento de capacitación de la empresa X.		Gerente de Mantenimiento	Dentro de 1 semana
3.            Crear una política que permita notificar al proceso de capacitación cada vez que exista un cambio en la regulación que afecte la formación del personal.		Gerente de Mantenimiento	Dentro de 2 semanas
4.            Comparar el capítulo 5 “Formación del Personal” del Manual de Mantenimiento con el programa de formación del personal de mantenimiento para verificar que todos los cursos se cumplan, además de verificar las horas, contenidos e intervalos necesarios.		Jefe de Control de Calidad, Gerente de Mantenimiento, Gerente de Capacitación.	Dentro de 3 semanas

Como se puede observar en la tabla anterior las acciones serán redactadas o diseñadas de forma que permitan el tratamiento de la causa raíz y además para evitar que no conformidades parecidas a estas o cuyo origen sea la misma no conformidad se repita en el futuro, como sucede con el caso de la acción correctiva número cuatro (4) del ejemplo. 

Cada acción debe tener un tiempo de ejecución y cierre previamente establecido por cada uno de los responsables, este tiempo no puede ser excesivo, ya que, la idea es que los procesos trabajen de forma eficiente y con la mejor cantidad de no conformidades pendientes.

Esto nos lleva a la siguiente interrogante ¿Cuántas acciones correctivas son suficientes? 

En realidad la cantidad la determina cada equipo de solución, esto va a depender del estilo de cada quien, a algunas personas les gusta detallar más cada acción sobre todo si los responsables son muchos, otros lo hacen de forma general como las mostradas en el ejemplo de la tabla 2.

Lo importante es que sean las suficientes como para garantizar que la causa raíz sea eliminada o tratada hasta un nivel aceptable por la empresa y que no dé lugar a la repetición de la no conformidad. 

Cada no conformidad puede tener varias soluciones posibles, algunas necesitan una sola acción correctiva, otras requieren más, así como recursos financieros o la colaboración de varios procesos para poder desarrollarlas, lo que no se debe olvidar es que cada acción debe ser testeada en términos de aplicabilidad y efectividad.

Al completarse todas las acciones correctivas, es que puede darse por cerrada la no conformidad detectada, luego del cierre se espera un tiempo prudencial para verificar que las acciones tomadas fueron las apropiadas para evitar la repetición de dicha no conformidad. 

Además, el proceso de verificación de eficacia de las acciones permitirá pulir los métodos de análisis de causa raíz utilizados. 

La información sobre el estado de la ejecución de las acciones, la disponibilidad del proceso, las acciones atrasadas y la calidad de estas, se analizan y se comunican a los responsables de la toma de decisiones para que adopten las medidas pertinentes y, de este modo, ayuden a alcanzar las metas y los objetivos fijados.

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Autor: Alejandra Berra

A mi particularmente me encantan las auditorías porque te ayudan a mejorar y a darte cuenta de procesos que no se ajustan al criterio o que requieren ser mejorados y no te fijas por estar sumergido en el día a día. 

Ahora para los que no saben que es una auditoría la ISO 19011:2018. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, la define como; 

"proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría"

*evidencia objetiva datos que respaldan la existencia o veracidad de algo 

*criterios de auditoría conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva

Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, estas sirven de apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

Muy bien, ahora te resumo en mis palabras, es un proceso estructurado donde comparan un conjunto de requisitos (que pueden venir de una ley, norma, procedimiento, entre otros) y verifican el grado de cumplimiento a través de la evaluación de las evidencias mostradas por el auditado. 

Basada en mi experiencia te voy a dar algunos pasos que te recomiendo seguir para que estés preparado, estos te ayudaran a dar respuestas concisas a cada ítem evaluado por el auditor. 

1. Estudia el criterio. Es importante que conozcas cuales son los requisitos que usarán de referencia durante la auditoría, si no lo sabes espera el plan de auditoría o pregúntale al encargado de auditarte ¿Cuál será el criterio de auditoría? con esto claro procede a leerlo con detenimiento y conocerlo.

2. Hazte una autoevaluación. Si ya que sabes cuál será el criterio y ya lo has estudiado, es momento de hacer una autoevaluación de tus actividades, proceso o departamento en relación a los requisitos que debes cumplir. 

Comienza por efectuar un cuadro donde le des respuesta a cada uno de los requisitos que te van a evaluar, debes ser muy objetivo y claro en tu propia autoevaluación. Ejemplo; 

En este cuadro ejemplo podemos observar que se cumple con el 80% de los requisitos evaluados. 

4. Investiga lo que no cumples. Investiga que debes hacer para cumplir dichos requisitos de la mejor manera, si tienes posibilidad de hacer consultas a un experto o asesor es el momento, esto te ayudara a saber que tanto debes hacer y poder cumplir con el siguiente punto; 

5. Trabaja en lo que no cumples. Ya que conoces cual es tu porcentaje de no cumplimientos (No Conformidades), es momento de establecer un plan de acción con las acciones a seguir para que puedas cumplir cada uno de los requisitos que no cumples. 

Para hacerlo correctamente a cada requisito que no cumple (requisito no conforme) analiza su causa raíz, identifica peligros, gestiona los riesgos de los peligros identificados (si aplica), establece acciones, con sus fechas de compromiso de cierre y nombra a los responsables de cumplir con las acciones.

Es importante que las acciones tengan una fecha real, no pretendas cerrar y completar todo antes de la auditoría, al menos que cuentes con el tiempo suficiente, lo importante es que ya pusiste manos a la obra y sabrás que responderle al auditor al momento de preguntar por estos requisitos durante la auditoría. 

6. Ten la información a la mano. Todo lo que colocaste como evidencia en la autoevaluación debes tenerlo disponible al momento de la auditoría, así que debes ir recopilando toda esta información o saber su ubicación y como encontrarla, esto ayudará a completar la auditoría en el tiempo planificado por el auditor o en menos. Incluso te recomiendo tener a la mano las acciones que ya has ejecutado del plan de acción mencionado en el punto 5.

Además, cuando tienes tiempos de respuesta cortos y sin divagaciones o dudas, generas una sensación de seguridad en lo que dices que dan confianza en el proceso y fluye mejor para ambas partes.

Siguiendo estos pasos estarás mas que preparado para ser auditado, además recuerda que las auditorías internas al ser de la misma organización te permiten ser transparente, ya que, precisamente se trata de identificar cuales requisitos no cumplimos como empresa para corregirlos.

Si tienes un equipo de trabajo pueden distribuirse la autoevaluación (paso 2) para completarla lo más pronto posible, sin embargo, recomiendo levantar las acciones de las no conformidades en equipo, debido a que es necesario conocer el punto de vista de todos los miembros del proceso o departamento. 

A la hora de determinar la causa raíz del no cumplimiento es bueno tener la retroalimentación de todo el equipo incluyendo aquellos con más antigüedad en el departamento que tengan información relevante. 

Espero que esta información te sirva de ayuda, recuerda que si tienes alguna duda puedes dejarla en los comentarios, por favor no olvides suscribirte para que seas parte de nuestra comunidad.

Alejandra Berra

  

Hablemos del conocimiento de la organización, que es un tema que la primera vez que lo lees o escuchas quedas como, ¡un momento deja retroceder para ver si entiendo mejor!, pero es que si buscamos la definición de conocimiento la encontramos como la acción de adquirir información valiosa para comprender la realidad por medio de la razón, el entendimiento y la inteligencia. 

Entonces como es eso del conocimiento de la organización, pues bien, según la ISO 9001: 2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad” son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

Los conocimientos de la organización pueden basarse en fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios); o fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos).

Lo cierto es que como nos pasa en la vida personal, la experiencia y lecciones aprendidas y muchas veces hasta los consejos de un tercero son los que nos ayudan a ser mejores personas, pues lo mismo sucede con las organizaciones, simplemente es tomar todo eso descrito anteriormente en las fuentes internas y externas y utilizarlo en la mejora continua de los procesos. 

Entonces ¿cómo hago para gestionar el conocimiento de la organización?, en ese caso recomiendo seguir los siguientes pasos: 

1. Identificar. Se recomienda identificar el conocimiento que es considerado como estratégico para el desarrollo de los productos/servicios y aspectos relacionados, que representen un aprendizaje para la empresa en el momento y que servirá para gestiones futuras. 

Algunas empresas toman toda su información documentada* y experiencia como conocimiento organizacional. En mi opinión es mejor clasificar la información y conservar la que es considerada relevante para el desarrollo de los procesos esenciales de la organización.  

* Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. Fuente: ISO 9000: 2015 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario

Ejemplo: Las investigaciones internas: Informe de investigación de incidente durante el mantenimiento de la maquina “X”. 

2. Clasificar. Ya que hemos identificado que conocimiento es el pertinente, este se debe clasificar según su fuente en interna o externa. Esto facilitara la ejecución de los pasos siguientes.  

Ejemplo: Informe de investigación de incidente durante el mantenimiento de la maquina “X”. Fuente: interna. 

3. Analizar. Toda la información que se considera conocimiento organizacional, es un recurso que debe ser analizado para plantear estrategias nuevas, reconocer oportunidades de mejora, identificar peligros, entre otros. Lo que se quiere al analizar es extraer todo aquello que sirva para mejorar los procesos esenciales. 

Ejemplo: Informe de investigación de incidente durante el mantenimiento de la maquina “X”. Fuente: interna. Análisis: Seguimiento de la implementación de todas las medidas de mitigación de los peligros identificados durante la investigación, análisis de todas las defensas de la organización existentes que fallaron y contribuyeron al incidente, análisis de todas las defensas que no existen y que si existieran pudieron evitar el incidente, la causa raíz identificada, toda oportunidad de mejora detectada durante el propio proceso de investigación (formato, entrevistas, tiempo de investigación, entre otros aspectos). 

4. Preservar. Se debe conservar información documentada en un sitio donde este accesible y seguro para que sea estudiado por los miembros de la organización. Este registro debe contener como mínimo información detallada de a) Los métodos de trabajo, b) Maquinaria y/o equipos, c) Entorno de trabajo, d) El talento humano e) Factores propios de la organización, nivel de impacto, riesgos y oportunidades identificadas, recomendaciones y acciones propuestas para dar respuesta a la situación. 

Ejemplo: Informe de investigación de incidente durante el mantenimiento de la maquina “X”. Preservación: se almaceno en la intranet de la empresa en la sección de “Conocimiento Organizacional” carpeta de “investigaciones” toda la información documentada del incidente. A esta carpeta tiene acceso todo el personal directivo incluyendo la alta dirección, todos los miembros del proceso de mantenimiento, calidad y de HSE de la empresa.  

5. Comunicar. El conocimiento organizacional debería funcionar como una biblioteca, donde cualquiera que requiera información sobre la experiencia de la organización para hacer o implementar determinada actividad, pueda acceder y aprender de esta. 

Ejemplo: Informe de investigación de incidente durante el mantenimiento de la maquina “X”. Comunicación: se le informo a todo el personal determinado por la alta dirección vía correo electrónico que en la sección de “Conocimiento Organizacional” carpeta de archivos de “investigaciones” se encuentra toda la información documentada del incidente recientemente investigado.

6. Actualizar y mejorar. Mantén el conocimiento organizacional actualizado, si se encuentra una forma mas eficiente de hacer determinada actividad de un proceso esencial, esta debe preservarse, sin borrar la información pasada, ya que, debe quedar registro de la evolución a través del tiempo.  

Ejemplo: Todas las oportunidades de mejora identificadas al proceso de investigación de la organización, se ha levantado un plan de acción con el objeto de mejorar el formato de la entrevista y del informe para incluir una sección extra.  

La gestión del conocimiento organizacional es una herramienta clave, ya que, representa el almacenamiento de la experiencia para ser utilizada en pro de la mejora y el funcionamiento eficiente de los procesos. Además, permite que se mantenga el know-how de la empresa en un archivo tangible, para uso de los futuros equipos de trabajo.

Los trabajos de mantenimiento pueden aumentar significativamente la probabilidad de lesiones laborales en muchas industrias debido a su naturaleza, ya que, implica exponer a quienes efectúan dichas tareas a condiciones de altura, espacios reducidos, electricidad, sustancias químicas peligrosas, entre otros. 

La interacción entre el mantenimiento y la seguridad va más allá del porcentaje de accidentes a las personas durante la realización de los trabajos, implica pérdidas de maquinaria, equipos y en algunos casos de la vida de los usuarios. 

La seguridad en el mantenimiento se convierte entonces en una prioridad para todas las empresas, por lo que es necesario implementar acciones que garanticen que los riesgos se minimicen y que las actividades se hagan de forma segura, a continuación, les presento las pautas a seguir: 

1. Planificar. Es necesario que se evalué el alcance del mantenimiento, se identifiquen los peligros se realice una evaluación de riesgos y se levanten las medidas para mitigar los riesgos. Decida quién es necesario para efectuar el mantenimiento, los recursos y ejecute reuniones previas para mantener una buena comunicación con todos los involucrados. 

2. Hacer que el área de trabajo sea segura. Aplica las medidas para mitigar los riegos, implementa los procedimientos correctos y hagan las orientaciones, charlas y formaciones al personal que sean necesarias. 

3. Utiliza el equipo adecuado. Los trabajadores de mantenimiento necesitarán herramientas y equipos adecuados para el trabajo que van a efectuar y además el personal debe contar con sus equipos de protección personal (EPP) necesario.

6. Retroalimentación. No podemos dejar de lado la mejora continua y las lecciones aprendidas. En una reunión final tomen nota de todos los retos, descubrimientos y eventos que se presentaron, ya que servirán para el proceso de planificación futuro. 

Como he dicho antes cada empresa es única, sin embargo, estas pautas son adaptables y eficaces para cualquier tipo de empresa, que tenga actividades de mantenimiento inmersas dentro de la producción de su producto o servicio.

El vínculo entre la seguridad y el mantenimiento no se logra de un día para otro, es el resultado de un trabajo constante y en equipo que debe hacerse todos los días, y que además debe revisarse continuamente para ir adaptándolo y lograr que perdure en el tiempo. 

No debemos dejar a un lado las leyes de salud y seguridad, tanto las reconocidas a nivel internacional como las de cada país o región, que nos establecen recomendaciones y requisitos en esta materia. 

Espero que este articulo les sea de utilidad, si tienen alguna duda no duden en comentar y les recomiendo suscribirse al blog para que formen parte de nuestra comunidad.  

A.B. 

En este artículo enumero lo que debería incluir un programa de auditoría y que te va a servir en caso de que requieras diseñar uno. 

La ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario, define al programa de auditoria como “conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”.

El programa de auditoria es algo que a diferencia de lo que se pueda pensar no se hace solo por el responsable del sistema de gestión, es un trabajo en equipo, ya que, para planificar las auditorias se necesita recopilar información manejada en varios procesos. 

Se debe conocer a detalle todos los aspectos internos que deben auditarse y además todos esos proveedores que influyen directamente en la ejecución del producto o servicio. 

Como se trata de una planificación, lo importante es recopilar la mayor información posible que nos permita desarrollar un programa de auditorías que incluya los siguientes aspectos:

1. Objetivos. El programa debe tener un objetivo general y dependiendo del alcance del mismo unos objetivos específicos, y estos deben estar redactados de forma apropiada. 

2. Alcance. Se debe tener el alcance de cada una de las auditorias contempladas dentro del programa, esto debe incluir las ubicaciones, las funciones, las actividades, los procesos y el tiempo cubierto por la auditoría.

3. Calendario. Usa un calendario por meses o semanas como se te haga más fácil e identifica el numero de la auditoria, la duración y las frecuencias. 

4. Tipos de auditorías. Detalla si la auditoria es interna o externa.  

5. Criterios. Esto es super importante debes especificar para cada auditoria, el criterio que vas a utilizar. 

Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Fuente: ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario

6. Métodos. Se debe definir bajo que método se efectuaran las auditorías, si será en el sitio, remotamente, o como una combinación. Esto dependerá de donde se encuentre el auditado, el equipo auditor, recursos y demás aspectos que deben ser analizados. Lo importarte es que la auditoria se haga completa y se logren los objetivos. 

7. Equipo auditor. Cada auditoria debe tener un equipo auditor, este equipo debe cumplir con los criterios ya establecidos por la organización para los auditores.  

8. Información Documentada necesaria. Define cual es la información documentada que hará falta solicitar o tener a la mano al momento de auditar, esto te ayudará a tener todo claro cuando tengas que establecer contacto con el auditado y planificar la auditoria (Plan de Auditoria).

9. Riesgos. Al momento de hacer el programa de auditoria es necesario que se analicen los riesgos asociados a este, has un recorrido por cada auditoria y analiza que puede ocurrir que afecte el logro de los objetivos, en términos de recursos, tiempo, comunicación, equipo auditor, ubicación, información, entre otros aspectos. 

10. Oportunidades. Identifica que puede hacer que el programa mejore, por ejemplo, que auditorias pueden efectuarse en una única visita, que auditorias pueden alinearse con la disponibilidad del personal clave, que auditores pueden ser los más idóneos para una u otra. 

Para simplificar y que no quede nada por fuera, recomiendo hacer una lista de las auditorias que deben efectuarse en el año, tanto internas como externas, e ir recopilando la información que responda cada uno de los aspectos enumerados anteriormente. 

Esto te permitirá optimizar e identificar los riesgos, oportunidades e ir haciendo enlaces entre auditorias, por ejemplo, cuales pueden hacerse en conjunto, cuales ameritan expertos, cuáles serán remotas, en sitio, entre otros.  

Después comienzas a organizar la información en la herramienta y la forma que se te haga mas cómoda, puede ser en un cuadro de Microsoft Excel o cualquier otro software que permita ver toda la planificación y aspectos claves. En la web hay muchísimos ejemplos que te pueden servir de guía para diseñar el tuyo.

Otro aspecto que no debe quedar por fuera es que el programa de auditorías debe ser revisado y aprobado por la alta dirección de la empresa, ya que, debe garantizarse que se cuenta con los recursos para que las auditorías se realicen de forma eficaz dentro de los periodos de tiempo especificados.

La implementación del programa de auditoría debe seguirse y medirse de manera continua, revisarse constantemente para ir mejorándolo y adaptándolo a las necesidades de la empresa, esto permitirá el logro eficiente de sus objetivos. 

 

Espero que esta información te sirva de ayuda y si tienes alguna duda déjala en los comentarios.

Alejandra Berra