▶ Claves para una organización de mantenimiento eficaz.

by - marzo 22, 2021

 


Cada día surge algo nuevo y aparecen requisitos que nos piden aumentar la calidad del producto/ servicio, reducir el tiempo de producción y mejorar la eficacia operativa para lograr la satisfacción de nuestros clientes. 

Por esto a pesar de que diariamente invertimos una gran cantidad de tiempo en solucionar problemas, es necesario ir implementado paralelamente ciertos criterios que nos permitan ser una organización eficaz. 

A continuación, te muestro algunos criterios que deben considerarse e implementarse para lograr una organización de mantenimiento eficaz: 

1. Las funciones y responsabilidades definidas y claras. Las funciones, relaciones y responsabilidades de cada proceso de la organización de mantenimiento deben estar definidas de forma apropiada. Cada puesto de trabajo debe contar con una descripción en la que se prescriban las cualificaciones y la experiencia necesarias para el puesto. 


Tenga cuidado con las funciones y responsabilidades ocultas, que aparecen en un proceso, pero no en la descripción del puesto. Estas crean confusión de autoridad y rendición de cuentas dentro del personal, lo que podría causar salidas no conformes en el proceso. 

2. Formación del Personal. El personal debe contar con la formación apropiada para el desarrollo de sus funciones dentro de la organización. Además, se deben aplicar herramientas como los DNA (Detección de Necesidades de Adiestramiento), de forma periódica para ir tratando todas las necesidades de entrenamiento de cada individuo que afectan el desarrollo eficiente de sus funciones. 

3. Control del trabajo. El proceso de control comienza con la planificación, en la que se fijan los objetivos y las normas que deben ser aplicadas. Esto significa planificar el trabajo diario, verificar que el personal cuenta con los recursos necesarios para ejecutarlo, que utilizan los procedimientos y que tanto los recursos como los procedimientos son los adecuados para el trabajo que efectúan.


La idea es que el personal cuente con todo lo necesario y facilite el trabajo de supervisión e inspección del mismo, contribuyendo a la reducción del error humano en el mantenimiento. 

4. Trabajo en equipo. De un buen liderazgo surge el trabajo en equipo, que es la esencia del éxito en cualquier empresa. El talento y la capacidad deben ser reconocidos y fomentados; el buen trabajo debe ser notado y elogiado; y el descuido debe ser expuesto y abordado de forma impersonal. 

El éxito de una organización depende en gran medida del cuidado que se ponga en formar una comunidad de personas bien informadas, entusiastas y vivas que trabajen armoniosamente juntos. La participación crea satisfacción y el necesario espíritu de equipo.

5.  Comunicación. Como siempre cuando se habla de eficiencia no puede faltar la comunicación en todo nivel dentro de una organización, reuniones de trabajo/ mesas de trabajo cortas al iniciar la jornada y al terminarla, permiten hacer una revisión de la planificación diaria, de los objetivos, además de verificar cuales tareas son las de mayor prioridad, la distribución de la carga de trabajo equitativa y demás aspectos.

También la comunicación de los problemas, errores y demás aspectos a los niveles apropiados de la organización y de igual forma la comunicación por parte de la alta dirección de los aspectos de gestión que deben ser cubiertos. En pocas palabras el flujo de la información debe ser descendente y ascendente, pero además debe buscarse los métodos y formas para que la comunicación sea asertiva. 


6. Implementación de sistemas para la seguridad operacional y la Calidad.  La mejora continua y la seguridad deben estar integradas en cada proceso de la organización de mantenimiento, a través de la implementación de sistemas de gestión apropiados, la organización contará con los métodos y herramientas para el seguimiento, la revisión, el control y la aplicación de acciones correctivas. 

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7. La motivación y la cultura de la organización. La alta dirección de la organización de mantenimiento debe esforzarse por desarrollar políticas y sistemas de recompensa favorables, creando un sentido de pertenencia en el personal, trabajando continuamente en mejorar la comunicación y la confianza, y llevando a cabo la formación y la educación necesaria. 

Este punto se alcanza como consecuencia del cumplimiento de los puntos tratados anteriormente, pero sumándole el esfuerzo de la alta dirección en implementar estrategias de gestión para lograr la motivación, la internalización de las políticas de los sistemas y el empoderamiento del personal. 


El éxito de una organización depende de la capacidad de la dirección para superar las barreras estratégicas que le afectan y ser capaz de realizar una transformación radical en su cultura. 

Implementar mecanismos de empoderamiento de los empleados, el reconocimiento de los esfuerzos realizados para mejorar el rendimiento de la organización, hacer esfuerzos sinceros para mejorar la base de habilidades y conocimientos de todos los empleados, fomentar el flujo de la información en todos los niveles, la aplicación de sistemas, tecnología y la planificación eficaz del cambio (ver articulo Pasos infalibles para gestionar cambios empresariales. MOC), permitirá tener una visión holística de la organización y lograr su  funcionamiento eficaz. 

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Autor: Alejandra Berra


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