▶ Acciones correctivas ¿Qué son? ¿cómo las diseño? ¿Cuántas son suficientes?
Siempre que se presenta una falla, discrepancia o no conformidad en la organización, mencionan en reiteradas ocasiones que se deben levantar acciones correctivas, por lógica nos imaginamos o concluimos que debemos hacer para solucionar lo que se ha detectado, pero realmente:
¿Qué es una acción correctiva?
Existen muchísimos conceptos de lo que es, pero en conclusión las acciones correctivas son una serie de medidas necesarias para tratar o eliminar la causa raíz de las discrepancias, no conformidades u oportunidades de mejora detectadas dentro de los procesos de la organización.
La diferencia de las acciones correctivas con las acciones de corrección o acciones inmediatas, es que buscan eliminar la discrepancia de raíz, con el objetivo de que no ocurra nuevamente.
Al momento de tener conocimiento de una discrepancia o no conformidad dentro de una actividad o proceso desarrollado por la empresa, es momento de tomar acciones inmediatas, estas son llamadas también acciones correctoras.
En la Tabla 1, podemos ver un ejemplo de la relación entre una No Conformidad y las acciones de corrección diseñadas:
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Proceso |
Mantenimiento |
|
Nivel de No Conformidad |
Nivel 2 |
|
No
Conformidad |
El personal de
mantenimiento no cuenta con el curso de primeros auxilios, establecido como obligatorio
en el manual de mantenimiento de la empresa X, capítulo 5, sección 5.8. Rev.
06, nov 2019. |
|
Evidencia |
Se revisó el programa de formación del
personal de mantenimiento de la empresa X y no se encontró dentro del listado
de cursos, el curso de primeros auxilios. Se seleccionó de forma aleatoria diez
(10) de los (30) expedientes del personal de mantenimiento y ninguno contaba
con certificado de dicho curso. Además, durante la entrevista al gerente de
mantenimiento este declaró que el personal no había visto dicho curso. |
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Acción
de Corrección / Acción inmediata |
1. Solicitar la inclusión y
programación del curso de primeros auxilios al personal de mantenimiento.
Responsable: Gerente de Mantenimiento 2. Incluir dentro del programa
de formación del personal de mantenimiento el curso de primeros auxilios.
Responsable: Gerente de Capacitación 3. Dar el curso de primeros
auxilios al personal de mantenimiento. Responsable:
Gerente de Capacitación. |
Después de tomar las acciones inmediatas, es el momento de ir más allá y levantar o diseñar las acciones correctivas, estas acciones van enfocadas a eliminar o mitigar la causa raíz.
Esto nos lleva a la pregunta de ¿cómo diseño las acciones correctivas?
Otro aspecto clave con los análisis de causa raíz cuyas siglas en ingles son RCA (Root Cause Analysis), es que estos deben hacerse con un grupo multidisciplinario de personas, que sean conocedores del estatus organizacional, los procedimientos, manuales y demás aspectos relacionados al proceso afectado por la no conformidad.
Los integrantes del equipo de solución como es llamado comúnmente, pueden variar de una conformidad a otra, el que debe mantenerse fijo es el líder del proceso afectado por la discrepancia.
Continuando con el ejemplo de la tabla 1, veremos ahora la relación entre la no conformidad, causa raíz y acciones correctivas:
Tabla 2:
|
Proceso |
Mantenimiento |
||
|
Nivel de No Conformidad |
Nivel 2 |
||
|
No
Conformidad |
El personal de
mantenimiento no cuenta con el curso de primeros auxilios, establecido como
obligatorio en el manual de mantenimiento de la empresa X, capítulo 5,
sección 5.8. Rev. 06, nov 2019. |
||
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Causa Raíz |
No existe un método para informar al proceso
de capacitación sobre los cambios introducidos al manual de mantenimiento que
afecten la formación del personal del proceso. |
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Acciones
correctivas |
Responsables |
Fecha
de compromiso de cierre |
|
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1.
Revisar la lista de distribución del Manual
de Mantenimiento para verificar que los procesos afectados por dicho manual
se encuentren en ella. |
Gerente de Mantenimiento |
Dentro de 1 semana |
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2.
Incluir
dentro de la lista de distribución del manual de mantenimiento al
departamento de capacitación de la empresa X. |
Gerente
de Mantenimiento |
Dentro
de 1 semana |
|
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3.
Crear una política que permita
notificar al proceso de capacitación cada vez que exista un cambio en la
regulación que afecte la formación del personal. |
Gerente de Mantenimiento |
Dentro de 2 semanas |
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4.
Comparar
el capítulo 5 “Formación del Personal” del Manual de Mantenimiento con el
programa de formación del personal de mantenimiento para verificar que todos
los cursos se cumplan, además de verificar las horas, contenidos e intervalos
necesarios. |
Jefe de Control
de Calidad, Gerente de Mantenimiento, Gerente de Capacitación. |
Dentro
de 3 semanas |
|
Como se puede observar en la tabla anterior las acciones serán redactadas o diseñadas de forma que permitan el tratamiento de la causa raíz y además para evitar que no conformidades parecidas a estas o cuyo origen sea la misma no conformidad se repita en el futuro, como sucede con el caso de la acción correctiva número cuatro (4) del ejemplo.
Cada acción debe tener un tiempo de ejecución y cierre previamente establecido por cada uno de los responsables, este tiempo no puede ser excesivo, ya que, la idea es que los procesos trabajen de forma eficiente y con la mejor cantidad de no conformidades pendientes.
Esto nos lleva a la siguiente interrogante ¿Cuántas acciones correctivas son suficientes?
En realidad la cantidad la determina cada equipo de solución, esto va a depender del estilo de cada quien, a algunas personas les gusta detallar más cada acción sobre todo si los responsables son muchos, otros lo hacen de forma general como las mostradas en el ejemplo de la tabla 2.
Lo importante es que sean las suficientes como para garantizar que la causa raíz sea eliminada o tratada hasta un nivel aceptable por la empresa y que no dé lugar a la repetición de la no conformidad.
Cada no conformidad puede tener varias soluciones posibles, algunas necesitan una sola acción correctiva, otras requieren más, así como recursos financieros o la colaboración de varios procesos para poder desarrollarlas, lo que no se debe olvidar es que cada acción debe ser testeada en términos de aplicabilidad y efectividad.
Al completarse todas las acciones correctivas, es que puede darse por cerrada la no conformidad detectada, luego del cierre se espera un tiempo prudencial para verificar que las acciones tomadas fueron las apropiadas para evitar la repetición de dicha no conformidad.
Además, el proceso de verificación de eficacia de las acciones permitirá pulir los métodos de análisis de causa raíz utilizados.
La información sobre el estado de la ejecución de las acciones, la disponibilidad del proceso, las acciones atrasadas y la calidad de estas, se analizan y se comunican a los responsables de la toma de decisiones para que adopten las medidas pertinentes y, de este modo, ayuden a alcanzar las metas y los objetivos fijados.
Autor: Alejandra Berra
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