A mi particularmente me encantan las auditorías porque te ayudan a mejorar y a darte cuenta de procesos que no se ajustan al criterio o que requieren ser mejorados y no te fijas por estar sumergido en el día a día. 

Ahora para los que no saben que es una auditoría la ISO 19011:2018. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, la define como; 

"proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría"

*evidencia objetiva datos que respaldan la existencia o veracidad de algo 

*criterios de auditoría conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva

Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, estas sirven de apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

Muy bien, ahora te resumo en mis palabras, es un proceso estructurado donde comparan un conjunto de requisitos (que pueden venir de una ley, norma, procedimiento, entre otros) y verifican el grado de cumplimiento a través de la evaluación de las evidencias mostradas por el auditado. 

Basada en mi experiencia te voy a dar algunos pasos que te recomiendo seguir para que estés preparado, estos te ayudaran a dar respuestas concisas a cada ítem evaluado por el auditor. 

1. Estudia el criterio. Es importante que conozcas cuales son los requisitos que usarán de referencia durante la auditoría, si no lo sabes espera el plan de auditoría o pregúntale al encargado de auditarte ¿Cuál será el criterio de auditoría? con esto claro procede a leerlo con detenimiento y conocerlo.

2. Hazte una autoevaluación. Si ya que sabes cuál será el criterio y ya lo has estudiado, es momento de hacer una autoevaluación de tus actividades, proceso o departamento en relación a los requisitos que debes cumplir. 

Comienza por efectuar un cuadro donde le des respuesta a cada uno de los requisitos que te van a evaluar, debes ser muy objetivo y claro en tu propia autoevaluación. Ejemplo; 

En este cuadro ejemplo podemos observar que se cumple con el 80% de los requisitos evaluados. 

4. Investiga lo que no cumples. Investiga que debes hacer para cumplir dichos requisitos de la mejor manera, si tienes posibilidad de hacer consultas a un experto o asesor es el momento, esto te ayudara a saber que tanto debes hacer y poder cumplir con el siguiente punto; 

5. Trabaja en lo que no cumples. Ya que conoces cual es tu porcentaje de no cumplimientos (No Conformidades), es momento de establecer un plan de acción con las acciones a seguir para que puedas cumplir cada uno de los requisitos que no cumples. 

Para hacerlo correctamente a cada requisito que no cumple (requisito no conforme) analiza su causa raíz, identifica peligros, gestiona los riesgos de los peligros identificados (si aplica), establece acciones, con sus fechas de compromiso de cierre y nombra a los responsables de cumplir con las acciones.

Es importante que las acciones tengan una fecha real, no pretendas cerrar y completar todo antes de la auditoría, al menos que cuentes con el tiempo suficiente, lo importante es que ya pusiste manos a la obra y sabrás que responderle al auditor al momento de preguntar por estos requisitos durante la auditoría. 

6. Ten la información a la mano. Todo lo que colocaste como evidencia en la autoevaluación debes tenerlo disponible al momento de la auditoría, así que debes ir recopilando toda esta información o saber su ubicación y como encontrarla, esto ayudará a completar la auditoría en el tiempo planificado por el auditor o en menos. Incluso te recomiendo tener a la mano las acciones que ya has ejecutado del plan de acción mencionado en el punto 5.

Además, cuando tienes tiempos de respuesta cortos y sin divagaciones o dudas, generas una sensación de seguridad en lo que dices que dan confianza en el proceso y fluye mejor para ambas partes.

Siguiendo estos pasos estarás mas que preparado para ser auditado, además recuerda que las auditorías internas al ser de la misma organización te permiten ser transparente, ya que, precisamente se trata de identificar cuales requisitos no cumplimos como empresa para corregirlos.

Si tienes un equipo de trabajo pueden distribuirse la autoevaluación (paso 2) para completarla lo más pronto posible, sin embargo, recomiendo levantar las acciones de las no conformidades en equipo, debido a que es necesario conocer el punto de vista de todos los miembros del proceso o departamento. 

A la hora de determinar la causa raíz del no cumplimiento es bueno tener la retroalimentación de todo el equipo incluyendo aquellos con más antigüedad en el departamento que tengan información relevante. 

Espero que esta información te sirva de ayuda, recuerda que si tienes alguna duda puedes dejarla en los comentarios, por favor no olvides suscribirte para que seas parte de nuestra comunidad.

Alejandra Berra