En este artículo enumero lo que debería incluir un programa de auditoría y que te va a servir en caso de que requieras diseñar uno. 

La ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario, define al programa de auditoria como “conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”.

El programa de auditoria es algo que a diferencia de lo que se pueda pensar no se hace solo por el responsable del sistema de gestión, es un trabajo en equipo, ya que, para planificar las auditorias se necesita recopilar información manejada en varios procesos. 

Se debe conocer a detalle todos los aspectos internos que deben auditarse y además todos esos proveedores que influyen directamente en la ejecución del producto o servicio. 

Como se trata de una planificación, lo importante es recopilar la mayor información posible que nos permita desarrollar un programa de auditorías que incluya los siguientes aspectos:

1. Objetivos. El programa debe tener un objetivo general y dependiendo del alcance del mismo unos objetivos específicos, y estos deben estar redactados de forma apropiada. 

2. Alcance. Se debe tener el alcance de cada una de las auditorias contempladas dentro del programa, esto debe incluir las ubicaciones, las funciones, las actividades, los procesos y el tiempo cubierto por la auditoría.

3. Calendario. Usa un calendario por meses o semanas como se te haga más fácil e identifica el numero de la auditoria, la duración y las frecuencias. 

4. Tipos de auditorías. Detalla si la auditoria es interna o externa.  

5. Criterios. Esto es super importante debes especificar para cada auditoria, el criterio que vas a utilizar. 

Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Fuente: ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario

6. Métodos. Se debe definir bajo que método se efectuaran las auditorías, si será en el sitio, remotamente, o como una combinación. Esto dependerá de donde se encuentre el auditado, el equipo auditor, recursos y demás aspectos que deben ser analizados. Lo importarte es que la auditoria se haga completa y se logren los objetivos. 

7. Equipo auditor. Cada auditoria debe tener un equipo auditor, este equipo debe cumplir con los criterios ya establecidos por la organización para los auditores.  

8. Información Documentada necesaria. Define cual es la información documentada que hará falta solicitar o tener a la mano al momento de auditar, esto te ayudará a tener todo claro cuando tengas que establecer contacto con el auditado y planificar la auditoria (Plan de Auditoria).

9. Riesgos. Al momento de hacer el programa de auditoria es necesario que se analicen los riesgos asociados a este, has un recorrido por cada auditoria y analiza que puede ocurrir que afecte el logro de los objetivos, en términos de recursos, tiempo, comunicación, equipo auditor, ubicación, información, entre otros aspectos. 

10. Oportunidades. Identifica que puede hacer que el programa mejore, por ejemplo, que auditorias pueden efectuarse en una única visita, que auditorias pueden alinearse con la disponibilidad del personal clave, que auditores pueden ser los más idóneos para una u otra. 

Para simplificar y que no quede nada por fuera, recomiendo hacer una lista de las auditorias que deben efectuarse en el año, tanto internas como externas, e ir recopilando la información que responda cada uno de los aspectos enumerados anteriormente. 

Esto te permitirá optimizar e identificar los riesgos, oportunidades e ir haciendo enlaces entre auditorias, por ejemplo, cuales pueden hacerse en conjunto, cuales ameritan expertos, cuáles serán remotas, en sitio, entre otros.  

Después comienzas a organizar la información en la herramienta y la forma que se te haga mas cómoda, puede ser en un cuadro de Microsoft Excel o cualquier otro software que permita ver toda la planificación y aspectos claves. En la web hay muchísimos ejemplos que te pueden servir de guía para diseñar el tuyo.

Otro aspecto que no debe quedar por fuera es que el programa de auditorías debe ser revisado y aprobado por la alta dirección de la empresa, ya que, debe garantizarse que se cuenta con los recursos para que las auditorías se realicen de forma eficaz dentro de los periodos de tiempo especificados.

La implementación del programa de auditoría debe seguirse y medirse de manera continua, revisarse constantemente para ir mejorándolo y adaptándolo a las necesidades de la empresa, esto permitirá el logro eficiente de sus objetivos. 

 

Espero que esta información te sirva de ayuda y si tienes alguna duda déjala en los comentarios.

Alejandra Berra