Cuando se habla de ser proactivos en términos de gestión de riesgo o seguridad operacional nos quedamos inmersos en pensamientos de ¿cómo se hace?, ¿cómo es que podemos lograr ser proactivos? cuando el modelo que tenemos programado es el reactivo. 

Y es así como el objetivo de ser proactivos en la seguridad queda en el aire y la mayoría de las veces no se logra, es complejo porque la seguridad para nosotros es reducir “las cosas que van mal”, es decir el numero de eventos no deseados en nuestras operaciones y para ser proactivos debemos buscar en lo que va bien para anticiparnos a cualquier evento. 

Entonces piensas lo que estoy haciendo que sale bien ¿es realmente seguro?, ¿Por qué debo identificar peligros en las cosas que me salen bien? ¿Por qué eso me ayudaría a ser proactivo en términos de seguridad? 

Eso hace el proceso engorroso, muchas cosas que cambiar en poco tiempo y  en momentos que seguramente son poco favorables para la organización.

El querer cambiar las cosas de forma brusca para evitar dichos eventos se hace ardua para los que deben implementar las acciones o muchas veces hay que esperar el tiempo y el dinero, corriendo el riesgo de que en ese periodo de corrección pueda ocurrir otro evento parecido o peor. 

Es por esto que los expertos recomiendan ser proactivos, es un proceso que por ser a largo plazo necesita de constancia y dedicación, la gestión de riesgos debe estar enfocada en por supuesto tener buena capacidad para reaccionar, pero además en ser proactivos para lograr ser predictivos.   

A diferencia de los eventos no deseados que son fáciles de ver como ya he mencionado, los “detonantes” son difíciles de ver, pero su solución suele ser mas sencilla, lo complicado aquí recae en que no estamos acostumbrados en buscar en lo que va bien porque como dice la palabra se logró lo esperado, salió bien.  

Pero no necesariamente porque se obtuvo esa salida del proceso significa que todo marcho a la perfección, que todos siguieron las prácticas estándar o que alguien no hizo ajustes. 

Estamos sumergidos en nuestro día a día, en lo que siempre hacemos y no nos fijamos de aquellas actividades que estamos haciendo extra, así como lo que tu solucionaste y que no está especificado que debe hacerse así. 

Las organizaciones deben implementar métodos y crear procedimientos de análisis, evaluación de las actividades y procesos, sentarse con las personas que día a día están efectuando dichas actividades y con los lideres de los procesos para poder detectar las condiciones latentes, si estas en la industria aeronáutica seguramente has escuchado hablar sobre el monitoreo de datos de vuelo “FDM” (Flight Data Monitoring), que no es mas que un programa de recolección de información de datos de todos los vuelos, si de todos,  para detectar ocurrencias o desviaciones de los estándares y tomar acciones correctivas para así evitar de forma proactiva incidentes o accidentes de aeronaves. 

Bueno de eso se trata, pero en cada uno de los procesos de nuestra organización, como somos personas y no una maquina pues se deben buscar cuales son los métodos que se utilizarán para efectuar esa recolección de datos e identificación de desviaciones, peligros o demás situaciones en las actividades que realizamos, que a pesar de que nos parezcan normal porque siempre se dan y que no lo veamos como algo que afecte la seguridad, pueden contribuir o dependiendo de estas convertirse en un evento no deseado de seguridad. 

 La diferencia recae en que estas son fáciles de detectar y su ajuste o corrección seguro nos tomará menos tiempo, podemos ver de forma sencilla sus orígenes y evitar otras parecidas, es ir al detalle de cada actividad observar cómo se hace, identificar si se esta efectuando de la mejor manera posible, buscar cuales son esas desviaciones o peligros, identificarlos y gestionar los riesgos que pueden estar asociados.

Tal vez lees esto y piensas ¡Bueno eso yo lo hago en mis auditorias!, puede ser que los auditores lo hagan, como puede ser que solo se centren en buscar no conformidades con relación a normas o procedimientos y eso no es de lo que estoy hablando. 

Por eso le he colocado “identificar peligros” en el titulo del articulo porque desde el punto de vista de seguridad se entiende mejor así, por supuesto que la calidad de nuestros procesos va a mejorar, pero es con la lupa de seguridad que debe hacerse este análisis y recolección de datos. 

Lo importante aquí es no olvidar que fijarse en lo que salió mal y ser reactivos no es suficiente, hay que indagar en lo que va bien para identificar desviaciones y peligros que puedan ser condiciones latentes o partes de estas y puedan detonar algún evento no deseado en nuestras operaciones sean cual sean. 

Lo clave es no olvidar que debemos ser críticos y tener presente que no porque una actividad dio una salida satisfactoria es porque el proceso este funcionando correctamente y tal como tenemos establecido que debe funcionar, puede ser que ha cambiado para adaptarse a la actualidad, que esta siendo influenciado por alguna persona en particular o simplemente las personas se acostumbraron a resolver problemas y no los ven como tales, lo hacen desde algún tiempo así y eso creó una falsa visión de que todo sale bien. 

Espero que este articulo sirva para ampliar tu perspectiva y poder ver lo que ocurre realmente en tu organización, que ayude a ir más allá en todo lo que haces y hacerte consciente de aquello que puede estar pasando y va sumando condiciones latentes y aun no lo has visto. 

Gracias por leerme una vez más, si quieres exponer tu opinión sobre este articulo no dudes en dejar tu comentario y si te gusta lo que publicamos no olvides suscribirte para estar siempre conectados. 

Autor: Alejandra Berra 

A pesar de que la Seguridad Operacional (SMS) está regulada y es requerida su implementación obligatoria en empresas aeronáuticas de muchos países, sigue encontrándose con resistencia en los niveles más altos de las organizaciones. 

La razón de esta resistencia es, no relacionar la gestión de riesgos con los beneficios financieros, en su lugar se asocia con gastos. 

La implementación de una gestión de riesgos lleva además de la inversión económica una inversión de tiempo por parte de las personas de la empresa, sobre todo si se decide que la misma será desarrollada de forma interna y no por parte de un asesor externo. 

Para todos los que en algún momento hemos sido lideres o hemos formado parte del equipo de implementación de un proyecto como es el SMS, siempre ha sido una lucha continua y ardua la de convencer a los miembros del proceso financiero, líderes de alto nivel y accionistas del por qué debe invertirse en el proyecto. 

El asunto con el SMS al igual que cualquier sistema de gestión es que su función suele ser intangible para estos niveles, sobre todo porque creen no estar afectados por éste. 

Entonces ¿cómo hacer ver con mejores ojos a la seguridad operacional en términos de costo-beneficio?

Lo que poco se sabe es que los riesgos son parte fundamental de una gestión estratégica, está relacionado con el rendimiento de las empresas y sus unidades de negocio. 

Aquellas empresas que tengan implementado una gestión de riesgos eficaz tendrán ventaja competitiva y esto además será de mucha utilidad en tiempos de crisis. 

El asunto está que mientras no se materialice un fracaso o crisis en la empresa que podría haberse evitado con una gestión de riesgos, se hace difícil calcular los costos beneficios de tenerla implementada. 

Es por esto que en primer lugar se debe buscar información sobre empresas similares que hayan vivido una crisis y explicar los beneficios de la gestión de riesgos desde ahí.  

Una vez que los accionistas estén conscientes que implementar la gestión de riesgos es una inversión y no un gasto, toca crear una cultura corporativa que este orientada a la identificación de peligros y la gestión y mitigación de los riesgos.

Todas las empresas aplican la gestión de riesgos ya sea de forma consciente o inconsciente, siempre que trabajan en pro de evitar que suceda algo no deseado, en cualquier proceso de la misma. Lo que no debe estar en duda son los beneficios que trae hacerlo de forma preventiva / proactiva y en todos los procesos de la organización. 

Es necesario dejar de ver la seguridad operacional como un requisito que cumplir, como algo que debemos tener porque la autoridad aeronáutica así lo requiere, debemos ir más allá y entender su verdadero objetivo, cada personas que desempeña una actividad dentro de la aviación debe sentirse parte del sistema y por lo tanto debe estar consciente de lo que afecta al sistema, de su contexto interno y externo, así como de su debilidades y amenazas.

Para los responsables de llevar a cabo la implementación del SMS o cualquier sistema de gestión está claro, cada miembro de la empresa es una parte importante pero cada una de esas partes tiende es a encerrarse en su manual, sus procedimientos, su oficina e ignora que es parte del todo. 

Es absurdo pensar que porque una aerolínea no ha tenido ningún accidente es porque tiene un buen SMS o porque su gestión de riesgos es eficaz, la mayoría de las empresas solo cumplen en papel con este sistema y esto se debe en su mayoría porque sus líderes desconocen su verdadero beneficio.

Cualquier gestión de riesgos es posible gracias a cada una de las personas de la empresa, debemos involucrar, comunicar, estudiar estrategias de comunicación y promoción efectivas para cada proceso y sobre todo mostrar con ejemplos, así sea de otra empresa parecida a la nuestra, los beneficios que tiene implementar dicha gestión.

Las empresas son las personas que trabajan en ella, aunque cueste digerirlo es así, muchas organizaciones no tienen cargos clave, tienen personal o personas clave, pero ¿Eso está bien? 

Cualquiera te dirá inmediatamente que no, sin embargo, todo dependerá del tipo de industria y el proceso, tendrán que preguntarse que sucede realmente en mi organización y porque dependo de esta persona en particular. 

La cuestión está en que cuando todo sale bien en alguna actividad/proceso de la organización o el producto/servicio se logra sin inconvenientes ni quejas, los dueños, junta directiva o demás lideres no se toman el tiempo de investigar ¿cómo es que todo salió bien?, es decir, ¿tengo todos mis procesos controlados de tal manera que ese es el resultado?, o es que tengo ahí a una persona que es un ente clave y es la que motiva, impulsa o hace cosas extra para que todo se logre. 

Esto pasa muy a menudo, las auditorías internas buscan verificar el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios y de certificación, pero además de eso deben buscar la razón de por qué las cosas salen bien.

No hay mejor ejemplo que imaginarnos en nuestro contexto actual o alguno pasado, en el que se nos presentó alguna situación que tuvimos que resolver improvisando, buscando algún material o haciendo alguna actividad extra y que con el paso del tiempo quedo de esa forma o descubrimos que así se lograba de manera eficaz nuestro objetivo o salida y se continuó aplicando. 

El hecho esta en que nuestra empresa puede estar en un medio tan cambiante que los procedimientos y actividades escritas se quedan en el tiempo, nuestro personal hace cambios importantes en la forma de hacer las cosas y eso permite que se den de forma exitosa, muchas veces hasta se proporcionan su propia formación o tienen habilidades para el autoaprendizaje. 

Por eso es normal que personas en cargos clave se conviertan en personas clave, porque comienzan a hacer estos cambios o actividades extra para que todo salga de la mejor manera, pero si la empresa no cuenta con las herramientas y métodos para detectarlos y mantener sus procedimientos estandarizados se comienza a perder control y a ser dependientes de esa persona.

Con todos los avances tecnológicos que ocurren día a día y que hacen de nuestra vida un proceso de actualización diario, con toda la información que consumimos por las redes sociales y todo lo que implica el internet de las cosas es necesario que la actualización de nuestros procedimientos se mantenga a un ritmo acelerado.

Si no estamos preparados y desconocemos quienes son esas personas clave, cuando esa persona ya no está en la empresa todo comienza a desmoronarse, el sistema tambalea, muchos de los lideres y hasta el proceso de gestión humana de la empresa desconocían todo lo que esa persona hacia extra de sus funciones, y todo lo que tenia que aprender por sus propios medios para estar a la vanguardia.

El error más común está en pensar que al momento de reemplazar a esa persona todo saldrá bien como antes, pero hay que considerar que cada ser humano viene con su propio paquete de conocimiento, habilidades, valores, personalidad entre otros, por lo que puede que el nuevo empleado sea el adecuado para el cargo como puede ser que necesite de la guía de la organización para llegar a serlo. 

Si la empresa no tiene o no sabe como guiar a esa persona de nuevo ingreso porque no se preparó para cuando esa persona en el cargo clave ya no estuviera, desconoce los datos o manuales operativos necesarios o estos están desactualizados, entonces se pierde el conocimiento organizacional (know how*).  

* Know how: es un conjunto de conocimientos técnicos y administrativos que son indispensables para conducir un proceso y que no están protegidos por una patente, pero son determinantes para el éxito de una empresa.

Es por esta razón que es importante conocer el ritmo de nuestra empresa, si se detecta una forma mejor de hacer alguna actividad es necesario actualizar nuestros procedimientos, por eso es sustancial la detección de dichos cambios, ya que, la persona que ejecuta puede que no se dé cuenta o considere que no es de importancia notificar.

Otro aspecto que debe dominarse para garantizar el “Know how” es mantener al día el proceso de conocimiento de la organización, si necesitas saber de que se trata te invito a leer CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN 

Algunas preguntas que deberíamos incluir en las auditorias por ejemplo son: ¿este proceso/actividad se hace tal cual se ha descrito en el procedimiento? ¿la persona que se encuentra de líder de esa actividad o proceso se rige por lo escrito o hace pasos extra? ¿esos pasos extra le corresponden o son de otro personal? ¿Qué hace extra para que la actividad sea efectiva? ¿si no hiciera esos pasos o actividades extra se logrará exitosamente la salida del proceso? ¿Qué lleva a esa persona a hacer esos pasos extra?, entre otros. 

Todo esto debe ser debidamente consultado y yo diría que más que consultado es mejor que sea observado por parte del auditor, que debe contar con los conocimientos necesarios para poder reconocer que es lo más conveniente para el proceso evaluado.

Además, se debe mantener la información documentada lo mas apegado a la realidad posible, cada líder de proceso debe estar al tanto del funcionamiento cambiante de este, y mantener la información actualizada.

La selección del personal debe ir enfocada también en las habilidades blandas que permitan que se den ambientes proactivos, donde la buena comunicación, el trabajo en equipo y la delegación sean desarrollados. 

El líder de la Dirección de Personas, Recursos Humanos, Capital Humano, o como sea que se llame en tu empresa y su equipo deben mantenerse actualizado en avances tanto en su proceso como en los cambios organizacionales, debe tener un control de las personas y cargos claves con análisis de riesgo y medidas de mitigación, además debe procurar que se encuentre bien establecido el procedimiento de delegación y de promoción interna. 

Otro aspecto que debemos mantener siempre renovado son las descripciones de cargos, ya que, al igual que los procedimientos deben adaptarse a las necesidades de la empresa y agregar aquellos conocimientos y habilidades necesarias para desarrollar cada cargo de la mejor manera, y que al igual que todo lo demás debe irse adaptando a las necesidades cambiantes y al contexto organizacional. 

Todos y cada uno de los miembros de un sistema son importantes y claves para el éxito, siempre hay que ver las organizaciones de forma holística, además se debe conocer lo más que se pueda de todo su funcionamiento, de su energía vital, sus valores y su flexibilidad sin importar el proceso donde te encuentres. 

Estar preparados ante los cambios, saber gestionarlos y adaptarnos constantemente a la forma más eficiente de desempeñar los procesos, será la mejor manera para mantener el Know How independientemente de la rotación del personal. 

Te invito a compartir tu opinión sobre este artículo en los comentarios, y no olvides suscribirte para que seas parte de nuestra comunidad.

Autor: Alejandra Berra.

En pocas palabras la sostenibilidad es la satisfacción de las necesidades actuales sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras en satisfacer las suyas, para esto se debe garantizar el equilibrio entre tres pilares llamados los ¨pilares de la sostenibilidad¨, que son los que se muestran en la figura 1.   

Figura 1. Visualización de los tres pilares de la sostenibilidad.

La relación entre lo económico y lo social forma la base de la “equidad” social, los intereses económicos y ambientales forma la “viabilidad”, entre el pilar ambiental y el social se encuentra lo “soportable” y en la intersección de los tres se forma la “sostenibilidad”.

A esta realidad no escapa la aviación, ya que, por ser un medio de transporte, es un gran contribuyente de las emisiones antropogénicas* de gases de efecto invernadero (GEI). En la figura 3 podemos observar de forma gráfica la huella de carbono por kilómetro para el 2018, facilitada por el departamento de estrategia empresarial, energética e industrial del Reino Unido (UK). 

En la misma vemos como los vuelos domésticos se ubican con el valor más alto (225g) en relación al resto de medios de transporte.

*Antropogénica: De origen humano o derivado de la actividad del hombre.

Figura 3. huella de carbono del viaje por kilómetro, 2018. Fuente: ¨ ¿Qué forma de transporte tiene la menor huella de carbono? por Hannah Ritchie¨ Publicado en línea en OurWorldInData.org. Obtenido de: https://ourworldindata.org/travel-carbon-footprint#licence [Recurso en línea]

Es por esto que vemos como muchos fabricantes de aeronaves están trabajando en diseños sostenibles, invirtiendo en nuevas tecnologías en búsqueda de la eficiencia de sus equipos, además fabricando motores 100% eléctricos, híbridos (eléctricos-combustible) o que usen combustibles de aviación sostenibles (SAF), estos últimos con un 70% menos de carbono que los combustibles fósiles. 

Esta demás decir que la sostenibilidad y la tecnología van de la mano, ya que los nuevos diseños de aeronaves son más eficientes, y no hablo solo de aspectos de aerodinámica y propulsión, también con la inclusión de materiales reciclables y procesos de fabricación que están en armonía con el ambiente. 

Las aerolíneas también se han sumado a trabajar en pro de los objetivos de desarrollo sostenible (https://sdgs.un.org/goals) de las Naciones Unidas, implementando medidas como reducción o eliminación del plástico desechable (single-use) del servicio de catering, utilizando a su vez materiales reciclados o utensilios reutilizables, incrementando el uso de ingredientes sostenibles para la preparación de sus comidas en vuelo, reduciendo el peso para en consecuencia reducir el consumo de combustible de la aeronave, usando biocombustibles (siempre que sus modelos de aeronave lo permitan),  así como medidas que motiven a los pasajeros a reducir su propia huella de carbono al momento de viajar. 

Estos esfuerzos permitirán reducir el impacto en relación a emisiones GEI, reducir la cifra de 5 millones de toneladas de desechos de plástico que producen las aerolíneas en un solo año (según datos de la IATA), además de ser más eficientes y concientizar a los pasajeros (población).  

Otra parte de la aviación que no podemos dejar de lado, son los aeropuertos, cuyos diseños y desempeño deben estar encaminados a cumplir los objetivos de sostenibilidad, en aspectos como fuentes de energía, manejo de los residuos, bienestar de su personal entre otros. 

La sostenibilidad debe verse de forma holística y cuando todos entendamos de que se trata, se hará más sencillo para la población en general la transición de nuestro estilo de vida actual a uno más sostenible, comenzaremos a preferir aquellas aerolíneas, aeronaves y aeropuertos que estén en armonía con esta forma de pensar, actuar y vivir.  

Es importante que cada uno de nosotros tome su cuota de responsabilidad, esto es posible trabajando en nuestra propia huella de carbono, sobre todo si tenemos que viajar ya sea por trabajo, negocios o turismo, en el siguiente enlace se muestran algunos tips para hacer nuestra contribución al momento de tener la necesidad de movilizarnos. https://sustainabletravel.org/how-to-reduce-travel-carbon-footprint/

El éxito de esta transición hacia la sostenibilidad dependerá de la capacidad de cada país de establecer el marco normativo que respalde al acuerdo de Paris y que implique una serie de medidas que impulsen a las organizaciones publicas y privadas al desarrollo sostenible. 

Debemos estar conscientes como seres humanos que vivimos en un planeta con recursos finitos y es necesario que adoptemos un estilo de vida que sea gentil con el medio ambiente, a veces pequeñas acciones como cerrar la llave de agua mientras nos cepillamos o desconectar aquellos artefactos eléctricos que no estemos usando como el cargador de nuestro teléfono contribuyen. 

 No olvidemos que podemos convertirnos en agentes de cambio e influenciar a través de nuestros actos a las personas que están a nuestro alrededor como nuestra familia, amigos, comunidad y compañeros de trabajo. 

Gracias por leer este artículo, no olvides dejar tus comentarios, además aquí abajo les dejo unos enlaces para que puedan ampliar este tema. 

Autor: Alejandra Berra

Referencias: 

• https://www.epa.gov/greenvehicles/fast-facts-transportation-greenhouse-gas-emissions
• https://www.unep.org/explore-topics/climate-change/what-we-do/climate-action-note
• https://www.boeing.com/principles/sustainability/index.page?gclid=Cj0KCQiA-OeBBhDiARIsADyBcE62ZXvSo43DCNR07DGRK-cVs6qhO3PUGToDa9JuTOKIFpZmShOKeigaAgMtEALw_wcB
• https://www.futuretravelexperience.com/2019/07/7-airport-airline-sustainability-initiatives-reduce-environmental-impact/
• https://sustainabletravel.org/how-to-reduce-travel-carbon-footprint/
• https://www.faa.gov/airports/environmental/sustainability/
• https://ourworldindata.org/travel-carbon-footprint

Las auditorias pueden llevarse a cabo en el sitio (in situ), remotamente, o como una combinación de ambas, los responsables de la gestión del programa de auditoria son quienes escogen el método que mejor se adapte a cada una de las auditorias programadas, esto lo hacen teniendo en cuenta los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoria. 

Las auditorias remotas no son algo nuevo, es un método de auditoria comúnmente utilizado por muchas organizaciones y entidades de certificación, sin embargo, en estos tiempos en los que movilizarnos ya no es tan sencillo debido a la pandemia y todas las restricciones impuestas por algunas ciudades/ países, este método de auditoria se ha convertido en la solución. 

El avance de la tecnología permite que ahora este tipo de auditoria se den de mejor forma y existen muchísimas plataformas que te permiten hacerlas, además que representa un ahorro considerable de los costos de las auditorias, así que la pandemia no puede ser una excusa. 

Hay dos tipos de auditorías remotas, con interacción humana y sin interacción humana, la diferencia entre una y otra es que la primera implica interacción entre el auditado y el equipo auditor y en la segunda la interacción es con la información documentada o datos. 

Cuando la auditoria remota tiene interacción humana se hace a través de medios de comunicación interactivos por lo que el contacto con el auditado permite realizar entrevistas, completar listas de verificación y revisar los documentos en conjunto con el auditado. 

Las auditorias remotas sin interacción se basan en una revisión documental y de datos enviados previamente por el auditado, en algunos casos se le puede solicitar que llene una lista de autoevaluación con los aspectos que buscamos verificar. 

En este orden de ideas nos viene a la mente la incógnita, ¿Qué se debería contemplar antes de hacer una auditoria remota?

A continuación, te doy algunas recomendaciones sobre que deberías hacer para que tu auditoria remota con interacción humana sea un éxito: 

Plan de auditoria. Las auditorias remotas siguen el proceso estándar de cualquier auditoria, por lo que se debe preparar y comunicar el plan de la auditoria con la diferencia de que este en lugar de detallar la ubicación, indicará el software que se utilizará y los tiempos que durarán la sesiones. 

Tiempo de auditoria. A diferencia de las auditorias presenciales se debe tener claro que las horas de auditoria serán menos, considerando el intervalo de tiempo que sea cómodo para estar al frente del computador tanto para el auditor como para el auditado. 

Solicitud de información previa auditoria. Esto es parte normal de una auditoria, sin embargo, ya que las horas con este método de auditoria son menos que en una presencial es necesario solicitar previamente la mayor cantidad de información al auditado, teniendo en consideración que información documentada no es confidencial para la organización auditada y puedan enviarla por correo electrónico u otro medio al equipo auditor. 

Medios para la comunicación. El equipo auditor debe usar los protocolos de acceso remoto acordados, incluyendo los dispositivos, software, entre otros.

Es importante que estén claros que se deben solicitar los permisos necesarios para las capturas de pantalla de la información mostrada por el auditado, grabaciones y demás aspectos que consideren necesarios en relación a la confidencialidad y seguridad. 

Entrevistas. Ya que la entrevista será la protagonista en este tipo de auditoria es importante que el equipo auditor tenga el cuestionario de preguntas listo al momento de auditar, de manera que las preguntas permitan encontrar la evidencia objetiva. Si las preguntas van asociadas a una lista de verificación mi recomendación es que el tiempo sea para las dudas que surjan de la revisión de la información documentada previamente efectuada.   

Plan de contingencia. Hay que estar preparados y acordar previamente con el auditado como se actuará en caso de interrupción del acceso, el uso de tecnologías alternativas, incluyendo la necesidad de tiempo adicional para la auditoría si es necesario. 

Aspectos no auditados. En este tipo de auditorias hay que estar claros que quedarán aspectos sin auditar, ya sea porque necesiten ser verificados de forma presencial o que la información no pueda ser enviada por ser confidencial para la organización, cualquiera que sea la razón esto debe ser comunicado a los auditados y acordar cuando serán evaluados de forma presencial. 

Competencia del auditor. El auditor que se seleccione para llevar a cabo auditorias remotas interactivas debe tener habilidades técnicas para usar los equipos electrónicos apropiados durante la auditoría y habilidades comunicativas que le permitan desenvolverse fácilmente en reuniones virtuales. 

Tomando en cuenta los aspectos antes mencionados las auditorias remotas representan una buena opción para no dejar de cumplir con nuestro programa de auditorías en estos tiempos de pandemia. 

Si este tipo de auditorias ya formaba parte de tu programa o si piensas incluirlo no olvides hacer un análisis cuyo objetivo sea el de identificar peligros que puedan presentarse en cualquiera de las etapas de la auditoria, gestionar los riesgos asociados a dichos peligros y establecer medidas de mitigación apropiadas en búsqueda de eliminarlos o mitigarlos.

Además del nivel de riesgo para el logro de los objetivos de auditoria se deben tener en cuenta los requisitos reglamentarios, esto es lo que nos dirá que tan viable es este método para nuestro programa. 

Los hallazgos de auditoria deben ser presentados en cada sesión, esto quiere decir que al finalizar cada sesión se debe hacer un resumen o pequeña reunión de cierre de forma que cada detalle quede claro, además se debe informar al auditado el porcentaje de cumplimiento del plan. 

Como en cualquier otra auditoria el ser organizado, prepararte con antelación, leer la información documentada previamente enviada por el auditado, jugarán a tu favor y harán que cumplas con el objetivo, además debes manejar la confianza, flexibilidad y cordialidad durante toda la auditoria. 

Las ventajas desde el punto de vista económico y logístico son muchas, esto ha hecho que muchísimas empresas estén pensando en combinar ambos métodos en muchas de sus auditorias que anteriormente eran solo presenciales (in situ). 

A mí me parecen super prácticas para las auditorias de seguimiento siempre y cuando lo que quieras verificar se adapte a esta forma de interacción como lo he mencionado y lo más importante que se logre el objetivo de la auditoria.  

Espero que esta información te sirva de ayuda, recuerda que si tienes alguna duda puedes dejarla en los comentarios.

Autor: Alejandra Berra

En el transcurso de nuestra vida profesional desarrollamos múltiples proyectos, muchos de ellos sin seguir una estructura, vamos resolviendo y cumpliendo lo que consideramos son los pasos para completarlo.  Puede ser que después de cumplir tarea tras tarea lo logremos, como puede que no y nos quedemos estancados.  

Este tema para muchos es ¡pan comido! y siempre les ha ido bien, como hemos escuchado decir ¡eso no tiene ciencia!, armamos un diagrama de Gantt y listo, pero no siempre eso es garantía de éxito y nunca esta demás mejorar nuestras prácticas. 

A continuación, les daré una breve descripción de las buenas prácticas que debemos cumplir para lograr una adecuada gestión de proyectos:

Es el punto de partida donde deja de ser una “idea” para convertirse en algo real, se comienza con la aprobación y autorización por parte de la organización. 

Sin embargo, aunque parezca sencillo se debe comenzar bien, por lo que les recomiendo cumplir con lo siguiente:

• Comprensión del contexto empresarial.  Se debe analizar el entorno empresarial para conocer todas las relaciones internas y externas, factores influyentes y controles que deben ser aplicados. 

• Análisis FODA. Se recomienda estudiar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del proyecto desde el contexto interno y externo. 

• Análisis financiero incluyendo el costo beneficio. No puede faltar este análisis donde se estudia el impacto económico del proyecto y además su relación con los beneficios que traerá a la empresa. 

• Calendario de Reuniones.  Se deben establecer los intervalos y participantes claves de las reuniones donde se analizará el proyecto desde el punto de vista de los usuarios y personal de apoyo. 

• Selección de equipo. El equipo de planificación, ejecución y monitoreo del proyecto debe ser seleccionado. 

• Alcance. Definir el alcance es el punto de partida para la planificación, saber los límites del proyecto son claves para su activación en la empresa. 

• Diagrama del proyecto. En esta parte se desarrolla el diagrama de Gantt o el de su preferencia, estableciendo en el mismo las actividades principales, tareas, costos, intervalos de duración y fecha de inicio y cierre propuestas para cada una. 

• Identificar peligros y gestionar riesgos. Cada actividad planificada debe ser analizada para identificar los posibles peligros que pueden afectarla y una vez listados comenzar a gestionar los riesgos asociados a estos, estableciendo medidas para evitarlos o mitigarlos. 

• Canales de comunicación. Establecer como serán las comunicaciones durante la ejecución por parte del equipo del proyecto. 

• Requisitos adicionales. Este es el momento de verificar si existe algún requisito extra de las partes interesadas del proyecto. 

Una vez completados los pasos para su inicio y planificación, es momento de comenzar a desarrollar cada una de las actividades y tareas establecidas en el diagrama del proyecto, y a su vez ir plasmando los resultados a través de evidencias de ejecución. 

Durante la ejecución del proyecto es primordial mantener la comunicación a través de los canales previamente establecidos. 

Esta es la etapa que nos permite hacer seguimiento a los resultados de las tareas e ir revisando su progreso y la calidad, a través de: 

• Monitoreo de las actividades en curso. Se deben tener reuniones entre el equipo del proyecto para evaluar los resultados de las actividades que se estén ejecutando, acorde con la planificación del proyecto.  

• Monitorear las desviaciones. Se deben comunicar las desviaciones o cambios en las actividades/tareas del proyecto, como por ejemplo retrasos por parte de un proveedor, personal responsable no disponible, cambios en algún requisito legal, entre otros, esto con el fin de poder evaluar su impacto y tomar acciones.

• Implementar acciones. Para toda desviación o problema encontrado en el desarrollo de la actividad/tarea del proyecto debe establecerse una acción correctora y correctiva (causa raíz), esto con el objetivo de que se logre cumplir con lo planificado, pero además evitar que se den nuevamente estas desviaciones en otras etapas del proyecto. 

• Seguimiento de la gestión de riesgos. Es necesario hacer seguimiento a las medidas de mitigación de los riesgos evaluados durante la planificación y además gestionar los nuevos riegos detectados durante el proceso de ejecución del proyecto. 

Una vez concluida todas las actividades planificadas, es importante hacer una evaluación completa para verificar que todos están conformes, viendo el proyecto como un proceso, es importante verificar que todos los clientes del proyecto tengan la salida deseada. 

Cuando ya se ha verificado y no hay cabos sueltos, es momento de que se le de cierre formal por parte de los líderes del proyecto y directivos responsables. 

La gestión de proyecto es la aplicación de conocimientos y herramientas necesarias para cumplir con cada actividad y tarea que nos llevara a alcanzar la meta. El cumplimiento de estas etapas o pasos es clave para que cualquier proyecto se logre efectivamente. 

La necesidad de formación en gestión de proyectos en las organizaciones es primordial, los directivos asumen que su capital humano cuenta con conocimientos y habilidades para llevar a cabo esta gestión y no necesariamente es así. Siempre será bien recibida una capacitación en proyectos antes de desarrollar alguno en la empresa. 

Además, como se pudo observar no es solamente hacer un diagrama, va desde el análisis de contexto, costo-beneficio, herramientas comunicacionales, identificación y gestión de riesgos, tanto como capacidad para análisis de causa raíz e implementación de acciones correctivas. 

El beneficio de aplicar estas buenas prácticas o pasos está en que permiten identificar a tiempo los peligros y las desviaciones, tomar medidas y seguir. Debido a que estás constantemente verificando y viendo cómo van las cosas, y que además comenzaste con buen pie gracias a los pasos establecidos en el inicio, las posibilidades de fracaso se van reduciendo. Al final lo importante es que se logre el “proyecto” que desea la organización, pero de una forma organizada y eficiente. 

Autor: Alejandra Berra. 

Las empresas de Aviación, dependiendo de la mentalidad de sus propietarios y directivos, así como de su entorno tendrán un enfoque estratégico del negocio. El nivel de complejidad, organización, y eficiencia determinará las condiciones de competitividad y rentabilidad.

Sin embargo, los problemas estratégicos nunca se van a dar a conocer ellos mismos como tal, es decir, no vienen y llaman a tu puerta y te dicen ¡aquí estoy! Si los que llevan a cabo el negocio, como los dueños, directivos o tren gerencial, no los descubren o no piensan en ellos, cuando aparecen los primeros resultados a consecuencia del problema estratégico, ya es tarde. 

La gestión estratégica tiene que ser proactiva, los que llevan el negocio deben adelantarse al futuro, es decir, deben pensar en si sus clientes cambian de manera de actuar o de cualquier posible movimiento estratégico de sus competidores. Deben intuir la venida de una crisis o cualquier cambio económico drástico y prepararse para el mismo. Esta es la diferencia fundamental entre la gestión estratégica y la operativa. No hay que pensar en qué decisión hay que tomar mañana, sino en qué decisión deben tomar hoy para conseguir lo que se desea a futuro. 

Podemos decir que la estrategia es la forma en que un proveedor de servicios aéreos consigue su ventaja competitiva, es la manera de competir para satisfacer necesidades claves de los clientes, es la forma que tiene una empresa de alcanzar su visión y sus objetivos a partir de su misión y conforme a sus valores.

“Lo esencial, lo que es imprescindible para una empresa, es saber en lo que cree (valores), ser consciente de a qué se dedica (misión), marcarse qué quiere conseguir y ser en un futuro (visión), tener esta meta cuantificada (objetivos), saber cómo la va a conseguir (estrategia) y tener guías de actuación (políticas).” (1)

 La gestión estratégica no es más que el proceso de constante adaptación de la empresa a su entorno para siempre ir un paso delante de sus competidores, en algún aspecto vital valorado por sus clientes. 

Ahora bien, me hago la siguiente pregunta: ¿qué efecto tiene en este proceso una crisis para el sector aeronáutico como la ocasionada por el virus SARS-CoV-2?, lo que implicó una paralización casi total en el año 2020 y un lento comienzo en el 2021.  

Si normalmente la aviación suele ser muy dinámica, influenciada por muchas variables, las cuales cambian tan rápida como impredeciblemente; en tiempos de crisis este dinamismo se magnifica, más bien es una turbulencia, por lo que el cambio es inminente. 

Adicionalmente en períodos turbulentos el cambio suele tener un gran impacto, la tendencia es que la situación en general se deteriore y esto significa una gran dificultad añadida a la hora de plantearse la estrategia. Sin embargo, a pesar de esa muy elevada dificultad, en tiempos de crisis las empresas tienen la necesidad ineludible de replantearse su estrategia. Si todo cambia, y cambia muy rápidamente y a peor, es obvio que nadie puede quedarse quieto. 

Se hace necesario entonces que, en este período de crisis generada por la pandemia o en cualquier otra crisis, se deba buscar una lectura estratégica positiva y convertir la estrategia en un ejercicio de reflexión permanente, mejoraremos nuestra organización no solamente para superar la crisis, sino para afrontar el futuro, cualesquiera que sean sus características. Es en estos momentos cuando hay más tensión y menos recursos, que las personas están abiertas a replantearse el modo en cómo hacen el negocio y ya con esa condición, surgen innovaciones y oportunidades.

Este cambio de enfoque puede convertir la crisis en una gran oportunidad, siempre que se reaccione, que se piense estratégicamente y se tenga un punto de vista coherente de la situación competitiva.

Precisamente, es en estos momentos cuando se debe, si no se ha hecho antes, adoptar un sistema de gestión de la calidad (QMS) como parte de una decisión estratégica para que la empresa aérea mejore su desempeño y proporcione una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible. De manera tal que el enfoque estratégico debe contemplar, como una oportunidad, la implementación o afianzamiento de un sistema de Calidad.

Son muchos los beneficios que saltan a la vista para la empresa si logra implementar dicho sistema, tales como aumentar oportunidades de satisfacción del cliente, abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos, un enfoque a procesos que incorpora el ciclo Planificar-Hacer- Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos. En especial este último aspecto debe contemplarse dentro de los aspectos elementales que involucran a un enfoque estratégico.

“Las oportunidades pueden surgir como resultado de una situación favorable para lograr un resultado previsto, por ejemplo, un conjunto de circunstancias que permita a la organización atraer clientes, desarrollar nuevos productos y servicios, reducir los residuos o mejorar la productividad. Las acciones para abordar las oportunidades también pueden incluir la consideración de los riesgos asociados. El riesgo es el efecto de la incertidumbre y dicha incertidumbre puede tener efectos positivos o negativos. Una desviación positiva que surge de un riesgo puede proporcionar una oportunidad, pero no todos los efectos positivos del riesgo tienen como resultado oportunidades.” (2)

 Por otra parte, cuando hablamos de un pensamiento basado en riesgos, inmediatamente nos salta en la mente los peligros y las condiciones latentes, no solo de la operación aérea en sí misma, sino de aquellos que resulten ser nuevos y sean difíciles en este periodo de turbulencia. 

Es evidente entonces que necesitamos gestionar los riesgos que por la naturaleza de la operación se nos presentan y también ser proactivos y predictivos en relación a la identificación de peligros. Resulta vital que la estrategia contemple en todos los aspectos o procesos de la empresa, una identificación de peligros y una gestión de riesgos.

Para esto se debe fortalecer la cultura positiva de seguridad con el compromiso de la alta Dirección y la participación activa del personal de la empresa. 

“… Una exitosa gestión de riesgos en la aviación debería apuntar a la reducción general de los riesgos en el sistema, incluyendo todos los sistemas funcionales involucrados. Este proceso requiere una evaluación analítica del sistema en su totalidad al más alto nivel de la entidad correspondiente…. La evaluación e integración de las necesidades e interdependencias del sistema funcional se conoce como gestión integrada de los riesgos (IRM).” (3)

Con esto, lo que quiero resaltar es la necesidad que el enfoque estratégico contemple la implementación de un sistema de gestión de Seguridad Operacional (SMS) integrado con un sistema de calidad orientado hacia los procesos, y que estos formen parte de sus valores, misión y visión. Este aspecto debe estar en las venas de la empresa, en el aire que respiran, los que hacen vida en cada uno de los procesos de la organización. 

Por supuesto que el factor humano es la base central de la ecuación. Al final, una organización es la interacción entre las personas y su entorno. Cuando hablamos de la compañía, empresa, u organización no es más que las personas que la conforman, desde sus dueños o directivos hasta el personal base y en como ellos se interrelacionan. Por otro lado, la forma en que las personas ven sus responsabilidades con respecto a la seguridad operacional y la forma en que interactúan para realizar sus tareas afecta considerablemente el rendimiento de seguridad. 

El SMS igualmente aborda el aspecto de factores humanos, y se refiere a comprender las formas en que las personas se relacionan con su entorno, sus capacidades y limitaciones. La consideración de los factores humanos es parte integral del sistema, aspecto necesario para comprender, identificar y mitigar riesgos, así como para optimizar las contribuciones humanas a la seguridad operacional de la compañía.

De la misma forma, el enfoque estratégico debe contener el elemento confiabilidad humana (4), donde se busque el compromiso de la alta dirección en cuanto a la creación de un entorno laboral que optimice el desempeño humano y aliente al personal a participar activamente y contribuir en los procesos de gestión de la seguridad operacional de la empresa. Este entorno debe ser propicio para visualización de la interacción entre las personas y la tecnología, el entorno laboral, tecnología y con otras personas (modelo SHELL).

Así que finalizo esta disertación recalcando que el enfoque estratégico además de contemplar la constante adaptación de la empresa a su entorno y aún más en tiempos de crisis, deberá contemplar de por si elementos esenciales intrínsecos relativos a la calidad del servicio y satisfacción del cliente, la gestión de riesgos operacionales y una gestión integral del capital humano con la finalidad de obtener resultados positivos en base a toma de decisiones con baja incertidumbre del error.

(1) Libro: Pensar estratégicamente. Xavier Gimbert Rafols.

(2) Norma internacional ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad. 

(3) OACI, documento 9859, Manual de gestión de la seguridad operacional, 2018

(4) Es el estudio del efecto de las personas en el desempeño de los sistemas de producción. Aquí se estima los efectos que las desviaciones en la acción humana, desde el punto de vista de seguridad, calidad y efectividad tienen sobre los procesos con la finalidad de identificar sus causas raíces y establecer las acciones que las eliminen o que mitiguen sus consecuencias.

Autor: Gerardo Montezuma.