En el transcurso de nuestra vida profesional desarrollamos múltiples proyectos, muchos de ellos sin seguir una estructura, vamos resolviendo y cumpliendo lo que consideramos son los pasos para completarlo.  Puede ser que después de cumplir tarea tras tarea lo logremos, como puede que no y nos quedemos estancados.  

Este tema para muchos es ¡pan comido! y siempre les ha ido bien, como hemos escuchado decir ¡eso no tiene ciencia!, armamos un diagrama de Gantt y listo, pero no siempre eso es garantía de éxito y nunca esta demás mejorar nuestras prácticas. 

A continuación, les daré una breve descripción de las buenas prácticas que debemos cumplir para lograr una adecuada gestión de proyectos:

Es el punto de partida donde deja de ser una “idea” para convertirse en algo real, se comienza con la aprobación y autorización por parte de la organización. 

Sin embargo, aunque parezca sencillo se debe comenzar bien, por lo que les recomiendo cumplir con lo siguiente:

• Comprensión del contexto empresarial.  Se debe analizar el entorno empresarial para conocer todas las relaciones internas y externas, factores influyentes y controles que deben ser aplicados. 

• Análisis FODA. Se recomienda estudiar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del proyecto desde el contexto interno y externo. 

• Análisis financiero incluyendo el costo beneficio. No puede faltar este análisis donde se estudia el impacto económico del proyecto y además su relación con los beneficios que traerá a la empresa. 

• Calendario de Reuniones.  Se deben establecer los intervalos y participantes claves de las reuniones donde se analizará el proyecto desde el punto de vista de los usuarios y personal de apoyo. 

• Selección de equipo. El equipo de planificación, ejecución y monitoreo del proyecto debe ser seleccionado. 

• Alcance. Definir el alcance es el punto de partida para la planificación, saber los límites del proyecto son claves para su activación en la empresa. 

• Diagrama del proyecto. En esta parte se desarrolla el diagrama de Gantt o el de su preferencia, estableciendo en el mismo las actividades principales, tareas, costos, intervalos de duración y fecha de inicio y cierre propuestas para cada una. 

• Identificar peligros y gestionar riesgos. Cada actividad planificada debe ser analizada para identificar los posibles peligros que pueden afectarla y una vez listados comenzar a gestionar los riesgos asociados a estos, estableciendo medidas para evitarlos o mitigarlos. 

• Canales de comunicación. Establecer como serán las comunicaciones durante la ejecución por parte del equipo del proyecto. 

• Requisitos adicionales. Este es el momento de verificar si existe algún requisito extra de las partes interesadas del proyecto. 

Una vez completados los pasos para su inicio y planificación, es momento de comenzar a desarrollar cada una de las actividades y tareas establecidas en el diagrama del proyecto, y a su vez ir plasmando los resultados a través de evidencias de ejecución. 

Durante la ejecución del proyecto es primordial mantener la comunicación a través de los canales previamente establecidos. 

Esta es la etapa que nos permite hacer seguimiento a los resultados de las tareas e ir revisando su progreso y la calidad, a través de: 

• Monitoreo de las actividades en curso. Se deben tener reuniones entre el equipo del proyecto para evaluar los resultados de las actividades que se estén ejecutando, acorde con la planificación del proyecto.  

• Monitorear las desviaciones. Se deben comunicar las desviaciones o cambios en las actividades/tareas del proyecto, como por ejemplo retrasos por parte de un proveedor, personal responsable no disponible, cambios en algún requisito legal, entre otros, esto con el fin de poder evaluar su impacto y tomar acciones.

• Implementar acciones. Para toda desviación o problema encontrado en el desarrollo de la actividad/tarea del proyecto debe establecerse una acción correctora y correctiva (causa raíz), esto con el objetivo de que se logre cumplir con lo planificado, pero además evitar que se den nuevamente estas desviaciones en otras etapas del proyecto. 

• Seguimiento de la gestión de riesgos. Es necesario hacer seguimiento a las medidas de mitigación de los riesgos evaluados durante la planificación y además gestionar los nuevos riegos detectados durante el proceso de ejecución del proyecto. 

Una vez concluida todas las actividades planificadas, es importante hacer una evaluación completa para verificar que todos están conformes, viendo el proyecto como un proceso, es importante verificar que todos los clientes del proyecto tengan la salida deseada. 

Cuando ya se ha verificado y no hay cabos sueltos, es momento de que se le de cierre formal por parte de los líderes del proyecto y directivos responsables. 

La gestión de proyecto es la aplicación de conocimientos y herramientas necesarias para cumplir con cada actividad y tarea que nos llevara a alcanzar la meta. El cumplimiento de estas etapas o pasos es clave para que cualquier proyecto se logre efectivamente. 

La necesidad de formación en gestión de proyectos en las organizaciones es primordial, los directivos asumen que su capital humano cuenta con conocimientos y habilidades para llevar a cabo esta gestión y no necesariamente es así. Siempre será bien recibida una capacitación en proyectos antes de desarrollar alguno en la empresa. 

Además, como se pudo observar no es solamente hacer un diagrama, va desde el análisis de contexto, costo-beneficio, herramientas comunicacionales, identificación y gestión de riesgos, tanto como capacidad para análisis de causa raíz e implementación de acciones correctivas. 

El beneficio de aplicar estas buenas prácticas o pasos está en que permiten identificar a tiempo los peligros y las desviaciones, tomar medidas y seguir. Debido a que estás constantemente verificando y viendo cómo van las cosas, y que además comenzaste con buen pie gracias a los pasos establecidos en el inicio, las posibilidades de fracaso se van reduciendo. Al final lo importante es que se logre el “proyecto” que desea la organización, pero de una forma organizada y eficiente. 

Autor: Alejandra Berra.