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Alejandra Berra Consultor

 


Cada día surge algo nuevo y aparecen requisitos que nos piden aumentar la calidad del producto/ servicio, reducir el tiempo de producción y mejorar la eficacia operativa para lograr la satisfacción de nuestros clientes. 

Por esto a pesar de que diariamente invertimos una gran cantidad de tiempo en solucionar problemas, es necesario ir implementado paralelamente ciertos criterios que nos permitan ser una organización eficaz. 

A continuación, te muestro algunos criterios que deben considerarse e implementarse para lograr una organización de mantenimiento eficaz: 

1. Las funciones y responsabilidades definidas y claras. Las funciones, relaciones y responsabilidades de cada proceso de la organización de mantenimiento deben estar definidas de forma apropiada. Cada puesto de trabajo debe contar con una descripción en la que se prescriban las cualificaciones y la experiencia necesarias para el puesto. 


Tenga cuidado con las funciones y responsabilidades ocultas, que aparecen en un proceso, pero no en la descripción del puesto. Estas crean confusión de autoridad y rendición de cuentas dentro del personal, lo que podría causar salidas no conformes en el proceso. 

2. Formación del Personal. El personal debe contar con la formación apropiada para el desarrollo de sus funciones dentro de la organización. Además, se deben aplicar herramientas como los DNA (Detección de Necesidades de Adiestramiento), de forma periódica para ir tratando todas las necesidades de entrenamiento de cada individuo que afectan el desarrollo eficiente de sus funciones. 

3. Control del trabajo. El proceso de control comienza con la planificación, en la que se fijan los objetivos y las normas que deben ser aplicadas. Esto significa planificar el trabajo diario, verificar que el personal cuenta con los recursos necesarios para ejecutarlo, que utilizan los procedimientos y que tanto los recursos como los procedimientos son los adecuados para el trabajo que efectúan.


La idea es que el personal cuente con todo lo necesario y facilite el trabajo de supervisión e inspección del mismo, contribuyendo a la reducción del error humano en el mantenimiento. 

4. Trabajo en equipo. De un buen liderazgo surge el trabajo en equipo, que es la esencia del éxito en cualquier empresa. El talento y la capacidad deben ser reconocidos y fomentados; el buen trabajo debe ser notado y elogiado; y el descuido debe ser expuesto y abordado de forma impersonal. 

El éxito de una organización depende en gran medida del cuidado que se ponga en formar una comunidad de personas bien informadas, entusiastas y vivas que trabajen armoniosamente juntos. La participación crea satisfacción y el necesario espíritu de equipo.

5.  Comunicación. Como siempre cuando se habla de eficiencia no puede faltar la comunicación en todo nivel dentro de una organización, reuniones de trabajo/ mesas de trabajo cortas al iniciar la jornada y al terminarla, permiten hacer una revisión de la planificación diaria, de los objetivos, además de verificar cuales tareas son las de mayor prioridad, la distribución de la carga de trabajo equitativa y demás aspectos.

También la comunicación de los problemas, errores y demás aspectos a los niveles apropiados de la organización y de igual forma la comunicación por parte de la alta dirección de los aspectos de gestión que deben ser cubiertos. En pocas palabras el flujo de la información debe ser descendente y ascendente, pero además debe buscarse los métodos y formas para que la comunicación sea asertiva. 


6. Implementación de sistemas para la seguridad operacional y la Calidad.  La mejora continua y la seguridad deben estar integradas en cada proceso de la organización de mantenimiento, a través de la implementación de sistemas de gestión apropiados, la organización contará con los métodos y herramientas para el seguimiento, la revisión, el control y la aplicación de acciones correctivas. 

Te recomiendo leer ¿Qué sistema de gestión debe implementar una empresa aeronáutica? 

7. La motivación y la cultura de la organización. La alta dirección de la organización de mantenimiento debe esforzarse por desarrollar políticas y sistemas de recompensa favorables, creando un sentido de pertenencia en el personal, trabajando continuamente en mejorar la comunicación y la confianza, y llevando a cabo la formación y la educación necesaria. 

Este punto se alcanza como consecuencia del cumplimiento de los puntos tratados anteriormente, pero sumándole el esfuerzo de la alta dirección en implementar estrategias de gestión para lograr la motivación, la internalización de las políticas de los sistemas y el empoderamiento del personal. 


El éxito de una organización depende de la capacidad de la dirección para superar las barreras estratégicas que le afectan y ser capaz de realizar una transformación radical en su cultura. 

Implementar mecanismos de empoderamiento de los empleados, el reconocimiento de los esfuerzos realizados para mejorar el rendimiento de la organización, hacer esfuerzos sinceros para mejorar la base de habilidades y conocimientos de todos los empleados, fomentar el flujo de la información en todos los niveles, la aplicación de sistemas, tecnología y la planificación eficaz del cambio (ver articulo Pasos infalibles para gestionar cambios empresariales. MOC), permitirá tener una visión holística de la organización y lograr su  funcionamiento eficaz. 

Nos interesa conocer tu opinión o cualquier duda que tengas sobre este artículo, así que por favor comenta y si crees que puede servirle a alguien más compártelo.

No olvides suscribirte para que seas parte de nuestra comunidad. 


Autor: Alejandra Berra


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Siempre que se presenta una falla, discrepancia o no conformidad en la organización, mencionan en reiteradas ocasiones que se deben levantar acciones correctivas, por lógica nos imaginamos o concluimos que debemos hacer para solucionar lo que se ha detectado, pero realmente:

¿Qué es una acción correctiva?

Existen muchísimos conceptos de lo que es, pero en conclusión las acciones correctivas son una serie de medidas necesarias para tratar o eliminar la causa raíz de las discrepancias, no conformidades u oportunidades de mejora detectadas dentro de los procesos de la organización. 

La diferencia de las acciones correctivas con las acciones de corrección o acciones inmediatas, es que buscan eliminar la discrepancia de raíz, con el objetivo de que no ocurra nuevamente. 

Al momento de tener conocimiento de una discrepancia o no conformidad dentro de una actividad o proceso desarrollado por la empresa, es momento de tomar acciones inmediatas, estas son llamadas también acciones correctoras. 

En la Tabla 1, podemos ver un ejemplo de la relación entre una No Conformidad y las acciones de corrección diseñadas:

Tabla 1:

Proceso

Mantenimiento

Nivel de No Conformidad

Nivel 2

No Conformidad

El personal de mantenimiento no cuenta con el curso de primeros auxilios, establecido como obligatorio en el manual de mantenimiento de la empresa X, capítulo 5, sección 5.8. Rev. 06, nov 2019.

Evidencia

Se revisó el programa de formación del personal de mantenimiento de la empresa X y no se encontró dentro del listado de cursos, el curso de primeros auxilios.

Se seleccionó de forma aleatoria diez (10) de los (30) expedientes del personal de mantenimiento y ninguno contaba con certificado de dicho curso. Además, durante la entrevista al gerente de mantenimiento este declaró que el personal no había visto dicho curso.


Acción de Corrección / Acción inmediata

1.    Solicitar la inclusión y programación del curso de primeros auxilios al personal de mantenimiento. Responsable: Gerente de Mantenimiento

2.    Incluir dentro del programa de formación del personal de mantenimiento el curso de primeros auxilios. Responsable: Gerente de Capacitación

3.    Dar el curso de primeros auxilios al personal de mantenimiento. Responsable: Gerente de Capacitación.


Después de tomar las acciones inmediatas, es el momento de ir más allá y levantar o diseñar las acciones correctivas, estas acciones van enfocadas a eliminar o mitigar la causa raíz.

Esto nos lleva a la pregunta de ¿cómo diseño las acciones correctivas?  

Las acciones correctivas en parte son acciones preventivas, puesto que estamos trabajando para evitar que esa no conformidad se repita, pero también para evitar cualquier otra no conformidad diferente que surja de la misma causa raíz. 

Por lo tanto, el primer paso para diseñar las acciones correctivas es determinar la causa raíz de la no conformidad, discrepancia u oportunidad de mejora, para esto debes aplicar el método que mejor se adapte. Los métodos más comunes son:  los cinco (05) ¿por qué?, tormenta o lluvia de ideas, causa y efecto (Ishikawa).


Otro aspecto clave con los análisis de causa raíz cuyas siglas en ingles son RCA (Root Cause Analysis), es que estos deben hacerse con un grupo multidisciplinario de personas, que sean conocedores del estatus organizacional, los procedimientos, manuales y demás aspectos relacionados al proceso afectado por la no conformidad.

Los integrantes del equipo de solución como es llamado comúnmente, pueden variar de una conformidad a otra, el que debe mantenerse fijo es el líder del proceso afectado por la discrepancia. 


Continuando con el ejemplo de la tabla 1, veremos ahora la relación entre la no conformidad, causa raíz y acciones correctivas: 

Tabla 2:

Proceso

Mantenimiento

Nivel de No Conformidad

Nivel 2

No Conformidad

El personal de mantenimiento no cuenta con el curso de primeros auxilios, establecido como obligatorio en el manual de mantenimiento de la empresa X, capítulo 5, sección 5.8. Rev. 06, nov 2019.

Causa Raíz

No existe un método para informar al proceso de capacitación sobre los cambios introducidos al manual de mantenimiento que afecten la formación del personal del proceso.

Acciones correctivas

Responsables

Fecha de compromiso de cierre

1.            Revisar la lista de distribución del Manual de Mantenimiento para verificar que los procesos afectados por dicho manual se encuentren en ella.

Gerente de Mantenimiento

Dentro de 1 semana

2.            Incluir dentro de la lista de distribución del manual de mantenimiento al departamento de capacitación de la empresa X.

Gerente de Mantenimiento

Dentro de 1 semana

3.            Crear una política que permita notificar al proceso de capacitación cada vez que exista un cambio en la regulación que afecte la formación del personal.

Gerente de Mantenimiento

Dentro de 2 semanas

4.            Comparar el capítulo 5 “Formación del Personal” del Manual de Mantenimiento con el programa de formación del personal de mantenimiento para verificar que todos los cursos se cumplan, además de verificar las horas, contenidos e intervalos necesarios.

Jefe de Control de Calidad, Gerente de Mantenimiento, Gerente de Capacitación.

Dentro de 3 semanas


Como se puede observar en la tabla anterior las acciones serán redactadas o diseñadas de forma que permitan el tratamiento de la causa raíz y además para evitar que no conformidades parecidas a estas o cuyo origen sea la misma no conformidad se repita en el futuro, como sucede con el caso de la acción correctiva número cuatro (4) del ejemplo. 

Cada acción debe tener un tiempo de ejecución y cierre previamente establecido por cada uno de los responsables, este tiempo no puede ser excesivo, ya que, la idea es que los procesos trabajen de forma eficiente y con la mejor cantidad de no conformidades pendientes.

Esto nos lleva a la siguiente interrogante ¿Cuántas acciones correctivas son suficientes? 

En realidad la cantidad la determina cada equipo de solución, esto va a depender del estilo de cada quien, a algunas personas les gusta detallar más cada acción sobre todo si los responsables son muchos, otros lo hacen de forma general como las mostradas en el ejemplo de la tabla 2.

Lo importante es que sean las suficientes como para garantizar que la causa raíz sea eliminada o tratada hasta un nivel aceptable por la empresa y que no dé lugar a la repetición de la no conformidad. 

Cada no conformidad puede tener varias soluciones posibles, algunas necesitan una sola acción correctiva, otras requieren más, así como recursos financieros o la colaboración de varios procesos para poder desarrollarlas, lo que no se debe olvidar es que cada acción debe ser testeada en términos de aplicabilidad y efectividad.


Al completarse todas las acciones correctivas, es que puede darse por cerrada la no conformidad detectada, luego del cierre se espera un tiempo prudencial para verificar que las acciones tomadas fueron las apropiadas para evitar la repetición de dicha no conformidad. 

Además, el proceso de verificación de eficacia de las acciones permitirá pulir los métodos de análisis de causa raíz utilizados. 

La información sobre el estado de la ejecución de las acciones, la disponibilidad del proceso, las acciones atrasadas y la calidad de estas, se analizan y se comunican a los responsables de la toma de decisiones para que adopten las medidas pertinentes y, de este modo, ayuden a alcanzar las metas y los objetivos fijados.

Nos interesa conocer tu opinión o cualquier duda que tengas sobre este artículo, así que por favor comenta y si crees que puede servirle a alguien más compártelo.

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Autor: Alejandra Berra


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Alejandra Berra es creadora y autora de contenido de este blog, Ingeniero Aeronáutico con más de ocho años de experiencia profesional en sistemas de gestión, calidad, Seguridad Operacional y aeronavegabilidad. Ha creado este blog para formar una comunidad de expertos y autores que al igual que ella compartan su experiencia y conocimientos, a través, del contenido de los artículos y asesoría, ayudando a mejorar el desempeño de las organizaciones.

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