• Home
  • Sobre Mi
  • Políticas
    • Política de Privacidad
    • Política de Cookies
  • Autores Invitados
Intagram pinterest pinterest

Alejandra Berra Consultor

 

pasos para procedimiento

    Como bien se sabe, un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse siempre de la misma forma, para poder obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias. 

A mi me gusta decir que es el paso a paso de una actividad, claro con más detalles, bueno hay muchas definiciones y cada quien usa la que mas le guste, pero lo importante es que voy a explicarte como hacer un procedimiento documentado.

El procedimiento documentado de alguna actividad es recomendable que lo haga la persona que sabe como se hace dicha actividad o por lo menos que esa persona forme parte de su diseño, por ejemplo, si somos un restaurante de pizzas y vamos a crear el procedimiento de como hacer la masa para pizza, pues debe estar el chef que sabe el cómo, quien, con que, cuando y donde se hace la masa. 

Si no existe chef, pues debes tener una receta estándar de cómo hacer la masa, una usada por ti antes o alguna recomendación de ese amigo que le queda la masa de pizza excelente. En fin, siempre debe existir una base de como se hace esa actividad que quieres documentar a través de un procedimiento. 

Si estas en una empresa con un sistema de gestión de calidad ya implementado, pues seguramente hay un procedimiento de como documentar los procedimientos, entonces solo debes pedirle ayuda al encargado de ese departamento, ¡si no es así pues comencemos! 

No existe un patrón o formato fijo en esto, al menos que, sea requerido por alguna ley o norma que necesites cumplir. Diseñar un procedimiento depende de la necesidad de cada empresa, pero lo que si debe es responder las siguientes incógnitas:

  • ¿Quién hace la actividad?
  • ¿Cómo se hace?
  • ¿Cuándo la hace?
  • ¿Dónde la hace?
  • ¿Porque se hace?

La clave aquí es como ir respondiendo esto dentro de una estructura, que permita a la persona que lo va a usar entender y quedar sin ninguna duda de como hacer dicha actividad. Para esto te recomiendo seguir como mínimo los siguientes pasos:

1. Darle un nombre al procedimiento. Es clave porque ayudara al usuario a identificarlo dentro de los demás procedimientos y saber cuál usar a la hora de hacer la actividad. Por ejemplo: si el procedimiento es para la actividad de hacer una auditoria interna, pues le coloco “Procedimiento de auditoría Interna”, o “Procedimiento para hacer una auditoría interna”. 

2. Objetivo del procedimiento. Cuál es la razón de ser del procedimiento, es orientar, definir, describir, especificar, entre otros. Por ejemplo: si hablas del procedimiento de auditorias internas, no vas a explicar que es una auditoria, para eso están las definiciones, necesitas decirle al usuario el objetivo del procedimiento en sí, “Describir las actividades que se deben cumplir para efectuar una auditoría interna según lo establecido en … dentro… en la empresa …”, puedes seguir el conocido método SMART para esto.

3. Alcance del procedimiento. En este paso debes especificar el  desde y hasta de la actividad. Si estamos hablando del procedimiento de auditorías internas, pues el alcance va desde el momento en que se planifica la auditoria hasta su ejecución. Esto me dice que el proceso post auditoria está en otro procedimiento y ayuda al lector a determinar si es lo que necesita al momento.  Además, debe mencionar de que sistema, proceso o empresa estás hablando, es decir, ser especifico. 


Siguiendo los pasos para hacer un procedimiento tenemos:

4. Diagrama de flujo del procedimiento. Una forma sencilla de ver todo el panorama de una actividad a la que vas a crearle un procedimiento, es hacer un diagrama de flujo, que no es más que una representación gráfica del paso a paso de la actividad, para esto debes tener información de donde comienza y donde termina la actividad en términos de proceso, todo diagrama tiene un inicio y un fin, debes identificar que procesos, departamentos y cargos están incluidos en la actividad, con el mayor detalle posible, definir puntos de decisión, la existencia de algún paso con más de una opción o autorizaciones que deben solicitarse antes de seguir, y no olvides que debe tener secuencia cronológica.  

En este punto vas tomando las incógnitas de las que hablamos antes y vas contestándolas para que no te falte nada y no quede ningún cabo suelto en el diagrama.


5. Describir el diagrama de flujo. En este paso redactamos de forma detallada cada parte del diagrama, esto ayuda a profundizar y especificar la información documentada que acompaña este procedimiento (como políticas, otros procedimientos, formatos, normas, leyes ,entre otros), también se definen los intervalos de tiempo que deben respetarse en algunos pasos de la actividad y quienes son el emisor y receptor de esta. Como dije anteriormente responder todas las preguntas.

6. Responsables. Especifica todos los miembros de la empresa que participan en la actividad, y así queda claro el alcance y autoridad de cada uno de los participantes.

7. Definiciones y abreviaturas. Si el procedimiento tiene muchas palabras que puedan causar duda o confusión es mejor hacer un glosario de definiciones y en el caso de las abreviaturas igualmente, recuerda no puede quedar nada en el aire para el usuario del procedimiento.

8. Formatos asociados. Si la actividad descrita genera un archivo a través del uso de uno o mas formatos, este debe incluirse o hacer referencia del mismo, su ubicación y archivo. Esta demás decir que todo formato debe tener su descripción de llenado. 

9. Control de revisiones. No olvides que todo procedimiento debe tener un control de revisiones que te ayude a mantenerlo actualizado.


El orden de cada uno de estos pasos dependerá (como dije antes) de cada empresa, y debe incluirse todo aquello que permita la mejor comprensión por parte de los usuarios.


Por último, me gustaría que tengas en cuenta que toda información documentada de una empresa tiene que mantenerse en constante mejora y revisión, muy pocos procedimientos se quedan estáticos para toda una vida y son los usuarios de dicha información los que deben detectar todas las oportunidades de mejora para que este vaya optimizándose constantemente.

Una vez mas te invito a que dejes en los comentarios cualquier duda que con gusto será atendida y no olvides suscribirte para que sigas recibiendo información interesante y seas parte de nuestra comunidad.



Autor: Alejandra Berra. 


Share
Tweet
Pin
Share
No Comments


gestión del cambio


La gestión de cambios conocida también como MOC (Management of change) es una expresión que escuchas en las empresas, pero que muy pocas implementan efectivamente, puede ser por eso de que, estamos acostumbrados a ir viendo como nos va e improvisar al momento de implementar un cambio.

La primera vez que escuche este término fue durante una auditoria que hicieron en la empresa donde me desempeñaba como gerente de calidad, ¿tienen un procedimiento de gestión del cambio? Y quedé totalmente fuera de base, al ver mi cara el auditor se tomó el tiempo de darme un breve resumen, fue gracias a esa experiencia que comencé a investigar sobre el tema y ver como lo podía implementar.

La norma ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario, define la gestión como “actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización”, entonces podemos decir que, la gestión del cambio no es más que un conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar los cambios en una organización.

En la industria aeronáutica además se habla de la gestión de los cambios desde el punto de vista de la seguridad operacional (SMS), entonces se comienza a ampliar la definición para los que trabajan en este tipo de empresas, sin embargo, independientemente del tipo de empresa, a la gestión del cambio hay que incluirle la identificación de peligros y su correspondiente gestión de riesgos, algo que tiene lógica desde cualquier punto de vista.

Si juntamos estas dos perspectivas (calidad + seguridad) obtenemos que es algo que se debe hacer como preparación, que ayudara a ser preventivos y que lograra que no nos tome por sorpresa el cambio.

gestión del cambio

Con el panorama un poco más claro viene la incógnita ¿Como puedo reconocer un cambio?, para responder esto debes tener el tiempo suficiente en la empresa como para estar empapado de su forma de funcionar y así poder reconocer que tipo de cosas pueden afectar la eficacia de sus procesos. De todas maneras, para ilustrarte un poco más, los cambios pueden estar relacionados a:

  • Expansión o contracción empresarial.
  • cambios normativos externos;
  • cambios económicos;
  • cambios en el personal clave;
  • reestructuración significativa de la empresa;
  • cambios físicos (por ejemplo, mudarse a una nueva sede);
  • cambios relacionados a proveedores externos que afecten directamente al producto/ servicio;
  • cambios a los sistemas, procesos o procedimientos internos que respaldan la entrega de productos /servicios.
Ahora bien, cuando vas a buscar información sobre este tema en la web, si puedes conseguir, el asunto es que la forma de gestionar los cambios que le funciona una empresa, puede ser que no le funcione a otra, lo que les quiero decir es, que cada empresa puede y debe hacer su gestión de cambios de la forma que mejor le funcione.

Existen ciertos aspectos que son claves y que no puedes dejar de incluir al momento de hacer una gestión del cambio, a estos aspectos los he llamado los Infalibles de la gestión del cambio, que son:

1. Establecer quién será el líder. Como en todo proyecto debe existir una persona que supervise y controle todo lo relacionado a la gestión del cambio y esto incluye controlar al personal afectado por el cambio.

Lo recomendable es que sea una persona de la alta dirección o el líder de un proceso estratégico, que conozca el funcionamiento de la empresa y cuente con autoridad sobre los participantes de la gestión.

2. Tener claro cuál es el cambio. Parece tonto, pero se sorprenderían de lo que cuesta tener bien descrito el cambio a implementar en algunas situaciones. Se debe describir y darle un nombre a ese cambio, yo recomiendo redactarlo como un objetivo.

3. Determinar ¿Qué aspectos? y ¿Quiénes? serán los afectados por el cambio. Esto es super clave, ya que, se debe analizar prácticamente toda la empresa para ver que personal es afectado, que departamentos, que documentos, sistemas, procesos, procedimientos, políticas, entre otros.

Esto quiere decir que no es trabajo de una sola persona la gestión del cambio, es algo que debe ser del conocimiento de todos y que por lo tanto muchas personas y procesos deben involucrarse. Recomiendo que cada departamento tenga un líder del cambio que analice todos los aspectos de dicho departamento que serán afectados.

4. Identificar los peligros. Algunos cambios pueden contener aspectos que representen peligros, en este punto se puede conocer si el cambio es realmente una buena idea, a través de una correcta identificación de peligros y una evaluación de las consecuencias de estos, se puede ver si es conveniente. Luego de saber el nivel de riesgo es importante establecer las medidas de mitigación/eliminación para estos.

5. Plan de acción. Esto no es más que la descripción del paso a paso incluyendo los pasos pequeñitos y los más importantes, recursos, personas, todo lo que hace falta hacer, englobando todos los aspectos para que el cambio sea gestionado efectivamente, sin dejar atrás el plan de acción para implementar las medidas de mitigación/ eliminación de los riesgos.

Mi recomendación es que no dejen de lado nada, sean realistas sobre todo en términos de tiempo y dinero necesario.

6. Aprobación del cambio. Ya que se sabe que es lo que implica implementar el cambio, se han colocado en la balanza los peligros identificados, se sabe cuánto va a costar, el tiempo necesario, las personas y que otros cambios trae consigo este cambio, es necesario que el líder diga el sí definitivo, esto quiere decir que se va a poder contar con todo lo necesario y con esto listo es que se va a comunicar la gestión del cambio a todos los afectados, incluyendo proveedores y entes externos.  

7. Seguimiento. Se debe efectuar el seguimiento del plan de acción y en caso de que exista algún aspecto que deba ser reevaluado se hace. El líder del cambio tiene un papel fundamental en este paso, pero no es el único responsable del seguimiento, cada líder de departamento o proceso, afectado por el cambio, también debe hacer seguimiento de su plan y mostrar los resultados (rendición de cuentas).

En algunas organizaciones el líder del cambio recibe ayuda del responsable del sistema de gestión de calidad y sus auditores, ya que, cuentan con la experiencia de seguimiento, al ser los garantes dentro de la empresa del cumplimiento de las acciones correctivas de las no conformidades de auditoria.

8. Conclusiones y cierre de la gestión. Este es el paso final, representa el aprendizaje experimentado por todo el equipo y forma parte de la memoria de la empresa, al estar todo el plan completo, significa que el cambio fue implementado, y toda esa experiencia adquirida servirá para ir mejorando las futuras gestiones de cambio. Además, es importante hacer el cierre y comunicarlo a todos los afectados por el cambio.

Concretado estos infalibles de una gestión del cambio te dejo aquí abajo un flujograma donde resumo estos aspectos claves. La gestión del cambio es una actividad de toda empresa que trabaje bajo sistemas de gestión, por lo que es importante crear un procedimiento. 


flujograma gestión del cambio

Muchas empresas compran un software empresarial con esta opción disponible, para facilitar su gestión y garantizar el cumplimiento efectivo del mismo.

Una vez más gracias por leerme, te invito a que sigas acompañándome por este espacio, no olvides dejar tu comentario. Un abrazo.

 Alejandra Berra

 

 

Share
Tweet
Pin
Share
No Comments

Cuando hablamos de sistemas de gestión para cualquier empresa hablamos en comenzar a implementar una metodología que ayudará a administrar bajo un estándar especifico mejoras en la misma, pero cuando hablamos de un sistema de gestión para una empresa aeronáutica, vamos cerrando un poco y hablamos de tres sistemas claves que deben tener.


Estos tres sistemas los voy a describir con tres palabras que son Calidad, Seguridad y Factores Humanos, que llevándolas a sistemas de gestión serian Sistema de Gestión de Calidad (siglas en ingles QMS), Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (siglas en ingles SMS) y Sistema de Gestión de Riesgo de Fatiga (siglas en ingles FRMS).


Esto no quiere decir que no hay más sistemas de gestión que implementar en las empresas aeronáuticas, como cualquier empresa es un negocio, por lo que puede implementar sistemas de gestión financiero, comercial, entre otros. 


Sin embargo, estos tres son fundamentales para poder contribuir a la Seguridad aeronáutica, sin importar el tipo de certificado que tenga (Transporte de pasajeros, mantenimiento de aeronaves, mantenimiento de equipos aeronáuticos, transporte de carga por vía aérea, servicios de apoyo en tierra, entre otros), en la aviación sea cual sea el servicio/ producto debes garantizar que es seguro.


Es por esto que es importante la implementación de estos tres sistemas, ya sea que lo hagan por separado paulatinamente o de forma simultánea, eso dependerá del tamaño de la empresa, la distribución de las tareas, la carga de trabajo del personal que llevará el proyecto, la capacidad de contratación de personal y de inversión.


Esta última palabra es super clave, si eres dueño o socio de una empresa, o empleado, y te hablan sobre implementar un sistema de gestión,  lo primero a tener presente es que ningún sistema de gestión se puede implementar sin inversión y no hablo solo de dinero, la mayoría de las veces la inversión es de tiempo. 

Implementar un sistema de gestión es llevar a cabo un proyecto que luego de concretado debe tener un mantenimiento constante por todos los miembros de la empresa, si leíste bien, todos y cada uno deben saber que existe y contribuir con el sistema, eso lo convierte en algo un poco complejo, pero a la vez super interesante y hasta romántico.

Y cómo toda relación no puede ser una sola persona, ¿cierto? Bueno todos deben estar enamorados, entender el sistema y estar convencido de porque lo necesitamos, esto no es nada fácil y necesita de mucha constancia por parte de los líderes del proyecto sobre todo de los de más alto nivel. 

Lo complicado viene cuando necesitas que personas que ya tienen una actividad muy técnica (como pasa en la aviación) y con muchos detalles de los que debe estar pendiente, también le dediquen y se enamoren de este proyecto que hay que implementar, en ese momento es cuando debemos buscar las estrategias para que sea sencillo y no lo vean como un trabajo extra.

Con ese preámbulo hablemos un poquito más sobre los sistemas que recomiendo implementar, organizándolos en lo que para mi sería un buen orden de implementación: 


1. Sistema de Gestión de la Calidad / Quality Management System (QMS): este se define generalmente como la estructura institucional y las responsabilidades, los recursos, los procesos y los procedimientos conexos que son necesarios para establecer y promover un sistema de aseguramiento y mejora de la calidad continuos mientras se suministra un producto o servicio. En pocas palabras este sistema se concentra en: 

a)  el cumplimiento de reglamentos y requisitos; 
b) la coherencia en la entrega de productos y servicios; 
c) la satisfacción de normas de rendimiento especificadas; y 
d) la entrega de productos / servicios adecuados a sus propósitos y libres de defectos o errores.

Por esta razón es excelente como el primero, ya que, prepara el terreno para cualquier sistema que se quiera implementar luego y permite la integración.

2. Sistema de Gestión de Seguridad Operacional/ Safety Management System (SMS): los objetivos del SMS son identificar peligros relacionados con la seguridad operacional, evaluar el riesgo conexo e implementar controles de riesgos eficaces. 

En las empresas aeronáuticas el SMS es la herramienta numero uno para trabajar basándose en la palabra prevención, para esto este sistema se concentra en: 

a) la identificación de peligros relacionados con la seguridad operacional enfrentados por la organización; 
b) la evaluación del riesgo de seguridad operacional; c) la implementación de controles de riesgos de seguridad operacional eficaces para mitigar dichos riesgos; 
d) la medición del rendimiento en materia de seguridad operacional; y 
e) el mantenimiento de una asignación adecuada de recursos para satisfacer requisitos de rendimiento en materia de seguridad operacional. 

Este sistema se puede fusionar con el QMS, incluso es recomendado por el Doc. 9859 de OACI ¨Manual de Gestión de la Seguridad Operacional¨, este es el libro madre para el SMS así que los invito a leerlo completo, si leíste bien completo en su última edición.

3. Sistema de Gestión de Riesgo de Fatiga/ Fatigue Risk Management System (FRMS):  es un sistema de gestión implementado para mitigar los efectos de la fatiga. Un FRMS es una herramienta de mitigación de la fatiga que minimiza las fuentes agudas y crónicas de fatiga y gestiona los riesgos potenciales asociados con la fatiga.

Este sistema se puede decir que es un complemento del SMS, por lo que perfectamente se puede integrar si la empresa así lo requiere. Para conocerlo a detalle les invito a leer el documento AC No: 120-103A de la FAA y ¨Sistemas de gestión del riesgo de fatiga de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI) Guía de implementación para operadores¨.

Mi recomendación final es que trabajen en pro de implementar esos tres sistemas en su empresa, que a mi experiencia son super claves y luego de implementarlos, busquen las estrategias que permitan que las personas de la empresa los respiren y lo sientan como suyos.

Gracias por leerme, y te invito a que sigas acompañándome por este espacio, no olvides dejar tu comentario. Un abrazo. 


Alejandra Berra.


 

Share
Tweet
Pin
Share
No Comments
Newer Posts

Alejandra Berra

Alejandra Berra es creadora y autora de contenido de este blog, Ingeniero Aeronáutico con más de ocho años de experiencia profesional en sistemas de gestión, calidad, Seguridad Operacional y aeronavegabilidad. Ha creado este blog para formar una comunidad de expertos y autores que al igual que ella compartan su experiencia y conocimientos, a través, del contenido de los artículos y asesoría, ayudando a mejorar el desempeño de las organizaciones.

Categories

  • aeronáutica
  • Gestión Empresarial
  • seguridad
  • sistemas de gestión

recent posts

Blog Archive

  • enero 2022 (1)
  • agosto 2021 (1)
  • julio 2021 (2)
  • junio 2021 (1)
  • mayo 2021 (2)
  • abril 2021 (2)
  • marzo 2021 (2)
  • febrero 2021 (2)
  • enero 2021 (6)
  • diciembre 2020 (3)

Formulario de contacto

Nombre

Correo electrónico *

Mensaje *

Created with by ThemeXpose | Distributed by Blogger Templates