Como bien se sabe, un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse siempre de la misma forma, para poder obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias.
A mi me gusta decir que es el paso a paso de una actividad, claro con más detalles, bueno hay muchas definiciones y cada quien usa la que mas le guste, pero lo importante es que voy a explicarte como hacer un procedimiento documentado.
El procedimiento documentado de alguna actividad es recomendable que lo haga la persona que sabe como se hace dicha actividad o por lo menos que esa persona forme parte de su diseño, por ejemplo, si somos un restaurante de pizzas y vamos a crear el procedimiento de como hacer la masa para pizza, pues debe estar el chef que sabe el cómo, quien, con que, cuando y donde se hace la masa.
Si no existe chef, pues debes tener una receta estándar de cómo hacer la masa, una usada por ti antes o alguna recomendación de ese amigo que le queda la masa de pizza excelente. En fin, siempre debe existir una base de como se hace esa actividad que quieres documentar a través de un procedimiento.
Si estas en una empresa con un sistema de gestión de calidad ya implementado, pues seguramente hay un procedimiento de como documentar los procedimientos, entonces solo debes pedirle ayuda al encargado de ese departamento, ¡si no es así pues comencemos!
No existe un patrón o formato fijo en esto, al menos que, sea requerido por alguna ley o norma que necesites cumplir. Diseñar un procedimiento depende de la necesidad de cada empresa, pero lo que si debe es responder las siguientes incógnitas:
- ¿Quién hace la actividad?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Cuándo la hace?
- ¿Dónde la hace?
- ¿Porque se hace?
La clave aquí es como ir respondiendo esto dentro de una estructura, que permita a la persona que lo va a usar entender y quedar sin ninguna duda de como hacer dicha actividad. Para esto te recomiendo seguir como mínimo los siguientes pasos:
1. Darle un nombre al procedimiento. Es clave porque ayudara al usuario a identificarlo dentro de los demás procedimientos y saber cuál usar a la hora de hacer la actividad. Por ejemplo: si el procedimiento es para la actividad de hacer una auditoria interna, pues le coloco “Procedimiento de auditoría Interna”, o “Procedimiento para hacer una auditoría interna”.
2. Objetivo del procedimiento. Cuál es la razón de ser del procedimiento, es orientar, definir, describir, especificar, entre otros. Por ejemplo: si hablas del procedimiento de auditorias internas, no vas a explicar que es una auditoria, para eso están las definiciones, necesitas decirle al usuario el objetivo del procedimiento en sí, “Describir las actividades que se deben cumplir para efectuar una auditoría interna según lo establecido en … dentro… en la empresa …”, puedes seguir el conocido método SMART para esto.
3. Alcance del procedimiento. En este paso debes especificar el desde y hasta de la actividad. Si estamos hablando del procedimiento de auditorías internas, pues el alcance va desde el momento en que se planifica la auditoria hasta su ejecución. Esto me dice que el proceso post auditoria está en otro procedimiento y ayuda al lector a determinar si es lo que necesita al momento. Además, debe mencionar de que sistema, proceso o empresa estás hablando, es decir, ser especifico.
Siguiendo los pasos para hacer un procedimiento tenemos:
4. Diagrama de flujo del procedimiento. Una forma sencilla de ver todo el panorama de una actividad a la que vas a crearle un procedimiento, es hacer un diagrama de flujo, que no es más que una representación gráfica del paso a paso de la actividad, para esto debes tener información de donde comienza y donde termina la actividad en términos de proceso, todo diagrama tiene un inicio y un fin, debes identificar que procesos, departamentos y cargos están incluidos en la actividad, con el mayor detalle posible, definir puntos de decisión, la existencia de algún paso con más de una opción o autorizaciones que deben solicitarse antes de seguir, y no olvides que debe tener secuencia cronológica.
En este punto vas tomando las incógnitas de las que hablamos antes y vas contestándolas para que no te falte nada y no quede ningún cabo suelto en el diagrama.
5. Describir el diagrama de flujo. En este paso redactamos de forma detallada cada parte del diagrama, esto ayuda a profundizar y especificar la información documentada que acompaña este procedimiento (como políticas, otros procedimientos, formatos, normas, leyes ,entre otros), también se definen los intervalos de tiempo que deben respetarse en algunos pasos de la actividad y quienes son el emisor y receptor de esta. Como dije anteriormente responder todas las preguntas.
6. Responsables. Especifica todos los miembros de la empresa que participan en la actividad, y así queda claro el alcance y autoridad de cada uno de los participantes.
7. Definiciones y abreviaturas. Si el procedimiento tiene muchas palabras que puedan causar duda o confusión es mejor hacer un glosario de definiciones y en el caso de las abreviaturas igualmente, recuerda no puede quedar nada en el aire para el usuario del procedimiento.
8. Formatos asociados. Si la actividad descrita genera un archivo a través del uso de uno o mas formatos, este debe incluirse o hacer referencia del mismo, su ubicación y archivo. Esta demás decir que todo formato debe tener su descripción de llenado.
9. Control de revisiones. No olvides que todo procedimiento debe tener un control de revisiones que te ayude a mantenerlo actualizado.
El orden de cada uno de estos pasos dependerá (como dije antes) de cada empresa, y debe incluirse todo aquello que permita la mejor comprensión por parte de los usuarios.
Por último, me gustaría que tengas en cuenta que toda información documentada de una empresa tiene que mantenerse en constante mejora y revisión, muy pocos procedimientos se quedan estáticos para toda una vida y son los usuarios de dicha información los que deben detectar todas las oportunidades de mejora para que este vaya optimizándose constantemente.
Una vez mas te invito a que dejes en los comentarios cualquier duda que con gusto será atendida y no olvides suscribirte para que sigas recibiendo información interesante y seas parte de nuestra comunidad.
Autor: Alejandra Berra.
